KI-Richtlinie für KMU: Regeln für ein kleines Team aufstellen

Eine zuständige Stelle. Benennen Sie eine Person oder eine Rolle als KI-Koordination. In einem kleinen Betrieb ist das oft die Inhaberin, der Inhaber oder die Büroleitung. Diese Person muss kein technisches Fachwissen haben. Sie sammelt aber alle Anfragen zu neuen Werkzeugen, führt das Verzeichnis und weiß, an wen sie eine Rechtsfrage weitergibt.

Warum eine Person reicht. Ohne feste Zuständigkeit entstehen Konten bei verschiedenen Anbietern, die niemand mehr überblickt. Eine Person kann dagegen früh fragen: Gibt es einen Vertrag? Welche Daten gehen hinein? Wer prüft die Ergebnisse? Halten Sie außerdem fest, wer die Koordination im Urlaub oder bei Krankheit vertritt.

Das Verzeichnis ist eine einfache Tabelle. Es erfasst nicht nur große Projekte, sondern auch Textassistenten, Übersetzungen, Transkriptionen und KI-Funktionen in bestehender Software. Die folgende Tabelle zeigt sechs Spalten und die Frage, die jede Spalte beantwortet.

Die Spalten sind unsere praktische Empfehlung, keine gesetzlich vorgeschriebene Liste. Das Verzeichnis hilft aber bei mehreren Pflichten: beim Vertrag nach Art. 28 DSGVO, bei der Einordnung nach dem AI Act und bei der Schulung nach Art. 4. Ein Verzeichnis, das niemand pflegt, hilft wenig. Legen Sie fest, dass jede Änderung an einem Werkzeug zuerst in die Tabelle kommt.

Der Freigabeschritt. Ein neues Werkzeug geht erst nach einer kurzen Freigabe durch die KI-Koordination in den produktiven Einsatz. Bis dahin testet das Team nur mit erfundenen oder öffentlich verfügbaren Daten. Echte Daten gehen nur in freigegebene Systeme. Diese Regel ist einfach zu erklären und einfach zu prüfen.

Was vor der Freigabe zu klären ist. Prüfen Sie den Tarif und die Vertragsbedingungen des Anbieters. Wenn der Dienst personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag mit festgelegtem Inhalt (DSGVO auf EUR-Lex). Bei Diensten wie ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude oder Mistral unterscheiden sich die Bedingungen je nach Tarif. Unser Beitrag zu ChatGPT im Unternehmen und DSGVO zeigt diese Unterschiede am Beispiel eines Anbieters.

Neue Prüfung bei Änderungen. Eine Freigabe gilt für den beschriebenen Zweck. Wenn das Team ein Werkzeug später für eine neue Aufgabe, neue Datenarten oder automatische Aktionen nutzen will, ist das eine neue Freigabe.

Eine allgemeine Regel wie „Keine sensiblen Daten eingeben“ lässt zu viel offen. Beschreiben Sie konkret, was mit welchem Werkzeug erlaubt ist und wann jemand vorher fragen muss. Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für drei Stufen.

Die Beispiele haben eine rechtliche Grundlage. Art. 9 DSGVO schützt besondere Kategorien personenbezogener Daten, zum Beispiel Gesundheitsdaten. Art. 22 DSGVO gibt Personen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden, mit gesetzlichen Ausnahmen (DSGVO auf EUR-Lex). Die Einteilung in drei Stufen ist unsere Empfehlung. Passen Sie die Beispiele an Ihre Branche an. In Berufen mit Verschwiegenheitspflicht können zusätzliche Regeln gelten.

Art. 4 AI Act verlangt von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz bei ihrem Personal unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden (Art. 4 beim AI Act Service Desk). Die Schulung sollte sich an den freigegebenen Werkzeugen und an den echten Aufgaben orientieren. Wer Rechnungen mit KI vorbereitet, braucht andere Übungen als jemand, der Kundenanfragen beantwortet. Die Richtlinie selbst ist ein guter Schulungsinhalt: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, und wen fragt man? Mehr dazu im Beitrag KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Der AI Act ordnet Pflichten nach dem Einsatzzweck. Für einen kleinen Betrieb, der fertige Werkzeuge nutzt, sind vor allem drei Fragen wichtig. Die Daten zur Anwendung finden Sie im Beitrag EU AI Act für KMU.

Verbotene Praktiken. Art. 5 Abs. 1 lit. f verbietet KI-Systeme, die Emotionen einer Person am Arbeitsplatz oder in Bildungseinrichtungen ableiten. Ausgenommen sind Systeme, die aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen eingesetzt werden sollen (Art. 5 beim AI Act Service Desk). Prüfen Sie daher auch Zusatzfunktionen von Meeting- oder Callcenter-Software, die Stimmung oder Emotionen auswerten.

Hochrisiko-Einsätze. Anhang III Nummer 4 nennt KI-Systeme für die Einstellung oder Auswahl von Personen, insbesondere zum Analysieren und Filtern von Bewerbungen und zum Bewerten von Bewerberinnen und Bewerbern. Er nennt außerdem Systeme für Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung, für die Zuweisung von Aufgaben nach persönlichem Verhalten und für die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten (Anhang III beim AI Act Service Desk). Art. 6 enthält Bedingungen, unter denen ein solcher Einsatz trotzdem nicht als hochriskant gilt. Das muss im Einzelfall geprüft werden. Arbeitgeber, die ein Hochrisiko-System am Arbeitsplatz einsetzen, müssen vorher die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten informieren (Art. 26 Abs. 7).

Übrige Bürotätigkeiten. Das Entwerfen von Texten, Zusammenfassen von Dokumenten oder Übersetzen steht weder in Art. 5 noch in Anhang III. Für solche Einsätze ergeben sich aus dem AI Act für den Betrieb vor allem die Pflicht nach Art. 4 und, je nach Einsatz, Transparenzpflichten nach Art. 50. Datenschutz, Arbeitsrecht und Urheberrecht gelten unabhängig davon.

Art. 50 AI Act gilt seit dem 2. August 2026 und enthält mehrere getrennte Pflichten (Kommission: Fragen und Antworten zu Art. 50).

Chatbots. Nach Art. 50 Abs. 1 müssen Anbieter KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestalten, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren, außer das ist offensichtlich (Art. 50 beim AI Act Service Desk). Ein Chatbot auf Ihrer Website oder ein Telefonassistent sollte sich daher zu Beginn als KI zu erkennen geben. Ob Ihr Betrieb dabei Anbieter oder Betreiber ist, hängt von der konkreten Gestaltung ab.

Veröffentlichte Texte. Nach Art. 50 Abs. 4 müssen Betreiber offenlegen, dass ein Text KI-generiert ist, wenn er veröffentlicht wird, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Die Pflicht entfällt, wenn der Text eine menschliche Überprüfung oder redaktionelle Kontrolle durchlaufen hat und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Nach den Leitlinien der Kommission zu Art. 50 reicht dafür keine bloße Rechtschreib- oder Formalprüfung. Die Prüfung muss sich mit dem Inhalt befassen, mindestens mit einer Prüfung der Fakten (Randnummern 134 und 135).

Geschäftliche E-Mails. Die Leitlinien nennen private zwischenmenschliche Korrespondenz, auch zu beruflichen Zwecken, sowie organisationsinterne Texte als Beispiele für Texte, die nicht veröffentlicht sind (Randnummer 131). Eine E-Mail an einen Kunden, die eine Person mit KI-Hilfe schreibt und selbst versendet, fällt daher nicht unter Art. 50 Abs. 4. Die Leitlinien nehmen außerdem den Fall aus Art. 50 Abs. 1 heraus, in dem Beschäftigte ein KI-Hilfswerkzeug nutzen, um mit Menschen zu kommunizieren (Randnummer 30). Anders kann es sein, wenn ein KI-Agent selbst E-Mails schreibt und versendet. Für diesen Fall nennen die Leitlinien einen KI-Hinweis am Anfang der E-Mail als Beispiel (Randnummer 36).

Besprechungen aufzeichnen und transkribieren. Eine Aufzeichnung verarbeitet personenbezogene Daten und braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Die deutsche Datenschutzkonferenz schreibt in ihrer Orientierungshilfe zu Videokonferenzsystemen, dass die Rechtsgrundlage für Aufzeichnungen gesondert zu prüfen ist. Ohne besonderes Dokumentationserfordernis ist danach regelmäßig eine eigene Einwilligung in die Aufzeichnung nötig. Außerdem kann das Aufnehmen nichtöffentlich gesprochener Worte strafbar sein, zum Beispiel nach § 201 StGB in Deutschland oder nach § 120 StGB in Österreich. Prüfen Sie daher vor dem Einsatz eines Transkriptionswerkzeugs die Rechtsgrundlage und informieren Sie alle Teilnehmenden vor Beginn.

Urheberrecht und Lizenzen. Prüfen Sie vor dem Hochladen, ob Lizenzbedingungen die Nutzung in einem KI-Werkzeug erlauben. Das betrifft besonders gekauftes oder lizenziertes Material, zum Beispiel technische Normen, Fachdatenbanken oder Studien. Manche Lizenzen schließen das Kopieren in fremde Systeme oder die maschinelle Auswertung aus. Wenn die Bedingungen unklar sind, fragen Sie beim Rechteinhaber nach, bevor Sie das Material hochladen.

Fachliche Prüfung. Jedes Ergebnis, das den Betrieb verlässt oder eine Entscheidung vorbereitet, prüft eine Person, die das Fachgebiet versteht. Sprachmodelle können sicher klingende Antworten mit falschem Inhalt erzeugen. Sie können auch bei Aufgaben scheitern, die einfach wirken, zum Beispiel beim Zählen von Buchstaben in einem Wort. Ein gut formulierter Text ist daher kein Beleg für richtige Zahlen, Namen oder Fristen.

Hilfsmittel für die Prüfung. Eine Checkliste mit den wichtigsten Feldern hilft, zum Beispiel Empfänger, Beträge, Daten und Quellen. Ein zweites Modell kann einen Entwurf auf Widersprüche prüfen und Fragen aufwerfen. Beide Hilfsmittel finden Fehler, aber nicht alle Fehler. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei der Person, die es freigibt.

Eigene Anweisungen je Person. Viele Werkzeuge bieten dauerhafte persönliche Anweisungen, zum Beispiel die benutzerdefinierten Anweisungen in ChatGPT oder die Personalisierung in Claude. Lassen Sie jede Person ihr eigenes Profil für ihre Rolle schreiben, statt ein gemeinsames Profil für alle zu verwenden. Die Buchhaltung braucht andere Hinweise als der Vertrieb. Ein guter Inhalt ist: Rolle, typische Aufgaben, gewünschte Form der Antwort und die Regel, keine Angaben zu erfinden.

Erst Fragen, dann Arbeit. Bitten Sie das Werkzeug bei größeren Aufgaben, zuerst seine Rückfragen zu stellen und erst danach mit der Arbeit zu beginnen. So klären Sie fehlende Angaben, bevor ein langer Entwurf auf falschen Annahmen entsteht.

Abonnements pro Person sind gut planbar. Bei Abrechnung nach Verbrauch hängen die Kosten von der Zahl der verarbeiteten Tokens ab. Agenten, die viele Schritte selbst ausführen, und lange Aufgaben mit großen Dokumenten können viele Tokens verbrauchen. Legen Sie für jedes verbrauchsabhängige Konto ein Budget fest, nutzen Sie Ausgabelimits, wenn der Anbieter sie anbietet, und prüfen Sie die Nutzung in festen Abständen. Die KI-Koordination trägt die Kosten im Verzeichnis nach.

Die folgende Tabelle ist eine Vorlage für eine einseitige KI-Richtlinie. Sie nennt zehn Regeln, die zuständige Rolle und die Art der Prüfung. Passen Sie Rollen und Abstände an Ihren Betrieb an.

Ergänzen Sie die Vorlage um die Schulung nach Art. 4. Halten Sie fest, wer wann zu welchem Werkzeug eingewiesen wurde.

Nein. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick auf Grundlage der verlinkten offiziellen Quellen, Stand 3. Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung Ihres konkreten Einsatzes. Je nach Land, Branche und Werkzeug können weitere Regeln gelten, zum Beispiel aus dem Arbeitsrecht, dem Berufsrecht oder nationalem Datenschutzrecht. Lassen Sie Einsätze mit Personaldaten, Bewerbungen oder besonderen Datenkategorien von einer fachkundigen Person prüfen.

Diese Beiträge behandeln die angrenzenden Rechtsfragen genauer:

• EU AI Act für KMU: Pflichten und Fristen nach dem Omnibus
• KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was KMU nach dem Omnibus tun müssen
• ChatGPT für Unternehmen: DSGVO, Lizenzen und Kosten für KMU
• KI in der Steuerkanzlei und die Verschwiegenheitspflicht