KI-Agentur für Deutschland
KI-Agentur für KMU in Deutschland
Deutsche Büros arbeiten mit sehr vielen E-Mails und Anrufen, mit strukturierten E-Rechnungen und mit ihrer eigenen Software. Wir automatisieren einen dieser Abläufe nach dem anderen, in Ihrer bestehenden Software, und Ihr Team gibt frei, was hinausgeht.
30 Minuten per Video, unverbindlich, Deutsch oder Englisch. Vertragspartner: eine österreichische GmbH, die Umsetzung erfolgt aus der Ferne. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- Eingang
- Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail oder über Ihr Website-Formular. Jemand muss sie lesen, prüfen und beantworten.So läuft es · Schritt 1/3
- Prüfung
- Das System liest die Anfrage, prüft sie gegen Ihre Regeln und Ihre Unterlagen, entwirft eine Antwort und legt den Kunden in Ihrem CRM an.So läuft es · Schritt 2/3
- Freigabe
- Ihr Team prüft und gibt frei, bevor etwas hinausgeht. In welche Ihrer Systeme der Ablauf schreiben kann, testen wir im Projekt.So läuft es · Schritt 3/3
Kurz gefasst
Wir automatisieren einen dieser Abläufe nach dem anderen, in Ihrer bestehenden Software, und Ihr Team gibt frei, was hinausgeht. Unternehmen in Deutschland bieten wir die Zusammenarbeit aus der Ferne an, auf Deutsch oder Englisch. Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird voll angerechnet, wenn Sie weitermachen; raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar.Zuletzt aktualisiert:
Was wir automatisieren
KI-Automatisierung, die zu deutschen Unternehmen passt
Anrufe, E-Mails, Dokumente und interne Fragen sind in jeder Branche gleich. Software, Rechnungsformate und Berufsrecht sind deutsch, und die Lösung muss das abbilden.
Anfragen, Telefon und Posteingang
Neue E-Mails sortiert mit Antwortentwürfen, ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt und Termine bucht, Anfragen im CRM erfasst. Ihr Team gibt frei, was hinausgeht.
E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
Für elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr gelten in Deutschland seit 2025 Regeln mit Übergängen und Ausnahmen. Strukturierte Rechnungen werden zuerst ausgelesen und validiert; KI übernimmt unstrukturierte Anhänge und unklare Fälle.
Ihre Software, nicht unsere
Ihr CRM, Ihre Branchensoftware, Ihre Buchhaltung wie DATEV: Ob und wie wir Ihre Version anbinden, prüfen wir im Projekt. Bei DATEV gehört dazu, welchen seiner Datenservices für Belegbilder, Rechnungsdaten und Buchungsdaten Ihre Anwendung unterstützt. Eine fertige Anbindung versprechen wir nicht.
Hybride Rechnungen und Ausnahmen
Bei einem hybriden Dokument bleibt die empfangene Datei erhalten, der strukturierte Teil wird gezielt verarbeitet. Abweichungen zwischen angezeigten und strukturierten Angaben werden zu einem ausdrücklichen Prüffall für Ihr Team und nicht stillschweigend aufgelöst.
Berufe mit Verschwiegenheitspflicht
Wo berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten gelten, folgen Projekte diesen Vorgaben; für Steuerkanzleien sind das die Anforderungen des § 62a StBerG. Für Steuerkanzleien und für Rechtsanwaltskanzleien gibt es je eine eigene Seite mit den Abläufen, die wir zuerst ansehen.
Recht und Datenschutz
DSGVO, Berufsgeheimnis und EU AI Act
Eine Verarbeitung zwischen Österreich und Deutschland ist keine Drittlandübermittlung im Sinne der DSGVO. Zwingendes Berufsrecht, darunter die Vorgaben des § 62a StBerG für im Ausland erbrachte Dienstleistungen, wird für jedes Projekt geprüft und ist einzuhalten.
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Ein AV-Vertrag nach Artikel 28 DSGVO wird geschlossen, bevor echte Daten verwendet werden. Dazu gehört eine schriftliche Übersicht, wo jeder Verarbeitungsschritt läuft.
- Dokumentierte Datenverarbeitung
- Vor der Verwendung von Produktivdaten vereinbaren wir Datenweg, Anbieterrollen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen. Hosting und Verträge richten sich nach dem konkreten Ablauf; der Standort allein ist keine Konformitätsgarantie.
- Klare KI-Interaktionen
- Bei Assistenten mit Kundenkontakt werden Kennzeichnung und Übergabe an einen Menschen vereinbart und getestet. Der aktuelle AI-Act-Leitfaden erläutert die Rollen- und Kontextfragen.
- Vertragspartner in der EU
- Ihr Vertrag läuft mit der RovAI GmbH, eingetragen im österreichischen Firmenbuch unter FN 666983 h. Kundendaten werden standardmäßig auf EU-Infrastruktur verarbeitet; Betrieb auf Ihren eigenen Servern ist möglich, wo es nötig ist.
Zusammenarbeit
Drei Schritte, alle aus der Ferne
Erstgespräch
Kostenlos
30 Minuten per Video dazu, wo Ihr Team Zeit verliert und welche Software Sie nutzen. Ist KI nicht das richtige Werkzeug, sagen wir es Ihnen.
Probelauf
ab 2.500 € · voll angerechnet, wenn Sie weitermachen
Wir testen einen Ablauf mit Ihren Daten und Ihrer Software, auch ob sich Ihre Systeme anbinden lassen. Raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar.
Umsetzung
Fixpreis laut Angebot · Betreuung ab 250 € pro Monat, monatlich kündbar
Wir entwickeln den Ablauf für Ihre bestehenden Systeme und schulen Ihr Team darauf. Die monatliche Betreuung umfasst Überwachung und Anpassungen.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Fragen zur Zusammenarbeit
01Haben Sie ein Büro in Deutschland?
Nein. Die RovAI GmbH sitzt in Oberwaltersdorf in Niederösterreich, rund 30 km südlich von Wien. Unternehmen in Deutschland bieten wir die Zusammenarbeit aus der Ferne an, auf Deutsch oder Englisch.
02Welche Software binden Sie an?
Die Software, die Sie schon nutzen: E-Mail, Kalender, CRM, Branchensoftware oder Buchhaltung wie DATEV. Die Anbindung prüfen wir im Projekt. DATEV bietet unterschiedliche Datenservices für Belegbilder, Rechnungsdaten und Buchungsdaten; welcher passt, hängt von Ihrer Anwendung und der Einrichtung Ihrer Steuerberatung ab. Sie wissen es, bevor Sie die Umsetzung beauftragen.
03Gibt es dafür Förderungen in Deutschland?
Das BAFA-Programm zur Unternehmensberatung fördert konzeptionelle Beratung, der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW ist ein Finanzierungsprodukt. Beide haben eigene Bedingungen; die datierte Förderübersicht führt sie auf. Einen unbestätigten Zuschuss nicht ins Projektbudget einrechnen.
04Ist ein Vertrag mit einem österreichischen Unternehmen ein Problem?
Beide Länder sind EU-Mitgliedstaaten; in beiden gilt die DSGVO. AV-Vertrag, Fixpreisangebot und Rechnung kommen von der RovAI GmbH. Die steuerliche Behandlung der Rechnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
05Was kostet das?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird voll angerechnet, wenn Sie weitermachen; raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar. Die Umsetzung ist ein Fixpreis laut Angebot, die monatliche Betreuung ist kündbar. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
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