Für die Hotellerie
Hotelanfragen und Angebote automatisieren
Jede Anfrage per E-Mail oder Formular wird heute von Hand zum Angebot. Wir bereiten Angebote und Bestätigungen automatisch vor. Ihr Team prüft die Angaben und gibt sie frei.
30 Minuten, unverbindlich. Deutsch oder Englisch. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- 44 %
- der Buchungen eines unabhängigen Hotels kommen per Telefon, E-Mail und Kontaktformular, jede von Hand verarbeitetHOTREC/HES-SO-Vertriebsstudie 2024
- 42 %
- des Booking.com-Buchungsvolumens werden storniert, gegenüber 18 Prozent bei DirektbuchungenD-EDGE Hotel Distribution Report 2024
- +39,6 %
- Arbeitskosten in Deutschland gegenüber 2019. In Österreich: Mitarbeiterkosten plus 5 bis 7 Prozent in allen Kategorien, Kollektivvertrag plus 3 Prozent ab Oktober 2026DEHOGA-Kostenumfrage, September 2025 · ÖHV Fitness-Check 2025 · WKO
Kurz gefasst
Wir bereiten Angebote und Bestätigungen automatisch vor. Ihr Team prüft die Angaben und gibt sie frei. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet.Zuletzt aktualisiert:
Die Lücke
Online-Buchungen bringen rund 12 Prozent der Nächtigungen. Rund 44 Prozent der Buchungen laufen noch von Hand.
Channel-Manager und Booking-Engines übernehmen die Echtzeitbuchungen: 11,9 Prozent der Nächtigungen eines unabhängigen Hauses. Über Telefon, E-Mail und Kontaktformular kommen rund 44 Prozent, und kein dominantes Produkt am Markt macht daraus heute durchgehend ein fertiges Angebot. Genau das bauen wir, im Ton Ihres Hauses. Ihr Team prüft und gibt frei.
Von der Anfrage zum Angebotsentwurf
Das System erfasst Anfragen per E-Mail, Formular und Telefon, prüft Verfügbarkeit und Preise und legt einen fertigen Angebotsentwurf im Ton Ihres Hauses vor. Ihr Team prüft und gibt frei, bevor etwas hinausgeht. Das sind die 44 Prozent, und jede Buchung, die so auf Ihren eigenen Kanal zurückkommt, spart zusätzlich die Portalprovision.
Bewertungen beantworten, als Routine
Für 68 Prozent der Online-Bucher sind Bewertungen anderer Reisender entscheidend (Bitkom, Befragung in Deutschland). Die Antworten bleiben oft liegen. Das System entwirft zu jeder Bewertung eine Antwort im Ton Ihres Hauses, bereit zur Freigabe. So wird daraus eine Zehn-Minuten-Routine.
Weniger No-Shows und Stornos
42 Prozent des Booking.com-Buchungsvolumens werden storniert, gegenüber 18 Prozent bei Direktbuchungen (D-EDGE). Automatische Bestätigungen und Erinnerungen mit Anzahlungsregeln senken No-Shows und Stornos. Auch das spricht für den Direktkanal.
Telefonanfragen
In der Gastronomie sind KI-Reservierungsassistenten bereits ausgereift und selbst einrichtbar; Hotels sind die nächsten. Das System erfasst und strukturiert Telefonanfragen, statt dass sie auf einem Zettel landen. Die Reservierungsplattform Quandoo hat ihre Abschaltung zum Jahresende 2026 angekündigt. Tausende Betriebe müssen ihre Telefon- und Reservierungsabläufe also ohnehin neu aufstellen.
Leitplanken
Von Anfang an eingebaut, nicht nachgerüstet
Nichts davon ist eine Hürde, wenn man es von Anfang an einplant. Alles davon wird zur Falle, wenn der Anbieter es verschweigt. Diese vier Punkte stehen in jedem unserer Angebote.
- KI, die sagt, dass sie KI ist
- Seit 2. August 2026 gilt die Offenlegungspflicht des Art. 50 EU AI Act: Chat- und Sprachassistenten müssen sich spätestens bei der ersten Interaktion als KI zu erkennen geben. Wir bauen das von Tag eins an ein, statt es nachzurüsten.
- Gesprächsaufzeichnung nur mit Einwilligung
- Wer Gästetelefonate aufzeichnet, braucht dafür nach der DSGVO in aller Regel die Einwilligung des Gastes; das gilt in Österreich wie in Deutschland. Wir bauen Einwilligung und Dokumentation in den Gesprächsablauf ein, damit später kein Anwalt eine Lücke findet.
- Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Verarbeitung
- Der KI-Anbieter ist per Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden, die Verarbeitung erfolgt in der EU, und Gästedaten trainieren keine Modelle. Was durch das System läuft, bleibt in Ihren Konten.
- Meldeschein, der digitale Weg
- Seit 2025 entfällt in Deutschland der Meldeschein für inländische Gäste. Ausländische Gäste unterschreiben weiterhin, und das Gesetz sieht dafür ausdrücklich einen digitalen Weg vor. In Österreich ist das elektronische Gästeverzeichnis zulässig, mit sieben Jahren Aufbewahrung. Rechtlich ist der Papierstapel beim Check-in also schon erledigt. Wir sorgen dafür, dass er auch im Alltag verschwindet.
Zusammenarbeit
So läuft Ihr Projekt ab
Erstgespräch
Kostenlos
In 30 Minuten besprechen wir Ihre Aufgabe. Wir prüfen, ob KI sinnvoll ist und welche nächsten Schritte infrage kommen.
Probelauf
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir prüfen den Ablauf anhand Ihrer Daten. Sie erhalten eine Einschätzung zu Aufwand, Kosten und möglichen Einsparungen.
Umsetzung
Fixpreis nach Angebot
Wir richten einen Ablauf ein und testen ihn mit Ihrem Team. Meist dauert das zwei bis vier Wochen. Schulung, Dokumentation und vereinbarte Freigaben gehören dazu.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Was Hoteliers uns zuerst fragen
01Ersetzt das Mitarbeiter?
Nein, und das Problem der Branche hat sich ohnehin gedreht. In Österreich stiegen die Mitarbeiterkosten der Ferienhotellerie laut Fitness-Check 2025 in allen Kategorien um 5 bis 7 Prozent, und der Kollektivvertrag bringt ab Oktober 2026 im Schnitt weitere 3 Prozent. In Deutschland nennen laut DEHOGA 85,4 Prozent der Betriebe die Personalkosten als größte Sorge, bei Arbeitskosten von plus 39,6 Prozent gegenüber 2019. Es geht nicht darum, Leute zu ersetzen, die Sie ohnehin nicht finden. Es geht darum, dass Sie sich Ihr Serviceniveau mit dem bestehenden Team leisten können.
02Wir haben schon eine Booking-Engine und einen Channel-Manager. Ersetzt das diese Systeme?
Nein. Sie übernehmen weiterhin die Echtzeitbuchungen. Wir automatisieren die Handarbeit davor: Anfragen per Telefon, E-Mail und Formular, die rund 44 Prozent der Buchungen eines unabhängigen Hauses ausmachen. Kein dominantes Produkt macht daraus heute durchgehend fertige Angebote.
03Dürfen wir auf der eigenen Website wirklich günstiger sein als auf Booking.com?
Ja, seit November 2024. Booking.com hat unter dem Digital Markets Act den Gatekeeper-Status, deshalb sind Bestpreisklauseln EU-weit verboten. Die Basisprovision liegt bei 12 bis 15 Prozent, mit Preferred-Programm und Genius-Rabatten effektiv oft bei 22 bis 28 Prozent. Jede Buchung, die auf Ihren eigenen Kanal wandert, ist echtes Geld wert, solange ihre Beantwortung Minuten kostet und nicht Stunden.
04Was ist mit dem AI Act und aufgezeichneten Anrufen?
Seit 2. August 2026 müssen Assistenten nach Art. 50 EU AI Act offenlegen, dass sie KI sind. Gesprächsaufzeichnung braucht in aller Regel eine Einwilligung. Und der KI-Anbieter gehört unter einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verarbeitung in der EU. Wir bauen alle drei Punkte von Anfang an ein. Ein Anbieter, der sie nicht erwähnt, ist das eigentliche Risiko.
05Was kostet das?
Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet. Raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar. Für die Umsetzung erhalten Sie ein eigenes Fixpreisangebot. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
Robert Van YsendyckGründer und Geschäftsführer
Besprechen Sie Ihre Aufgabe mit uns. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.