Für Speditionen
Auftragsbearbeitung in der Spedition automatisieren
Aufträge kommen per E-Mail und PDF und werden abgetippt. Wir erfassen sie automatisch, bereiten die Rechnungsprüfung vor und übertragen die Daten in Ihr Transportsystem. Unklare Angaben prüft Ihr Team.
30 Minuten, unverbindlich. Deutsch oder Englisch. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- 133
- Insolvenzen je 10.000 Unternehmen in Verkehr und Lagerei 2025, die höchste Quote aller BranchenDestatis, März 2026
- 70.000+
- Fahrer fehlen laut gemeinsamem Verbändepapier, bei einem strukturellen Defizit von rund 15.000 pro JahrElf Verbände, darunter BGL und DSLV, Jänner 2026
- Seit 2023
- sind Speditions- und Logistikkaufleute offizieller Engpassberuf. Die Ausbildungsverträge sanken 2024 um fast 9 ProzentBundesagentur für Arbeit, BIBB
Kurz gefasst
Aufträge kommen per E-Mail und PDF und werden abgetippt. Wir erfassen sie automatisch, bereiten die Rechnungsprüfung vor und übertragen die Daten in Ihr Transportsystem. Unklare Angaben prüft Ihr Team. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet.Zuletzt aktualisiert:
Die Lücke
Ihr TMS bekommt 2026 KI. Die Stunden gehen davor verloren.
Timocom brachte die KI-Frachteingabe im Dezember 2024. Transporeon folgte 2025, vor allem für Verlader und große Frachtführer. Die klassischen TMS für den Mittelstand ziehen erst 2026 nach. Die Zeit geht vor dem TMS verloren: E-Mails und PDFs, die jemand zuordnen, prüfen und ablegen muss. Genau das automatisieren wir. Ihr Team prüft und gibt frei.
Aufträge aus E-Mail und PDF erfassen
Transportaufträge kommen als Anhänge in zwanzig Formaten, und jemand tippt sie ab. Das System liest den Auftrag und übergibt ihn als Vorschlag an Ihr TMS. Ein Disponent bestätigt. Eine Spedition mit rund 350 Aufträgen pro Tag berichtet in einer Anbieter-Fallstudie von etwa zwei Dritteln weniger Erfassungsaufwand. Das ist eine Anbieterzahl, die Richtung ist aber plausibel.
Dokumente, abrechnungsfertig
Das System erkennt Ablieferbelege, CMR und Zollpapiere, ordnet sie dem Auftrag zu und legt sie abrechnungsfertig ab. Diese Vorarbeit bereitet Sie auf die strukturierte E-Rechnung vor, die Frachtrechnungen in Deutschland mit ihren vielen Zuschlagszeilen ab 2027/2028 brauchen.
Wartezeiten dokumentieren
Standgeld scheitert oft an fehlenden Belegen: Rampen verweigern die Gegenzeichnung, Fahrer führen Zettel. Das System bündelt Zeitstempel aus Telematik und Fahrer-App automatisch zu einem Protokoll. So wird aus der Zettelwirtschaft eine Forderung mit Beleg.
Frachtrechnungen prüfen
Für die kursierenden Fehlerquoten gibt es keine seriöse Quelle, für die Fehlerarten schon: veraltete Dieselfloater, falsche Gewichtsklassen, Pauschal- statt Streckenmaut. Das System gleicht jede Rechnung mit der Vereinbarung ab und legt Abweichungen Ihrem Team vor.
Leitplanken
Zwei Grenzen, die wir in jedem Gespräch ansprechen
Automatisierung in einer Spedition berührt Fahrerdaten und die Steuerung von Beschäftigten. Ein Anbieter, der das nicht zuerst anspricht, ist ein Risiko. Unsere Haltung ist einfach: Wir automatisieren Papierkram, nicht die Bewertung von Menschen.
- Fahrer-GPS: mit dem Betriebsrat, nicht an ihm vorbei
- Ein deutsches Gericht (VG Wiesbaden) hat heimliches oder permanentes GPS-Tracking für unzulässig erklärt. Der österreichische OGH verlangt eine Betriebsvereinbarung oder Zustimmung (OGH 9 ObA 120/19s). Telematik-Automatisierung bauen wir von Tag eins an mit dem Betriebsrat.
- Die AI-Act-Grenze, die wir nicht überschreiten
- Eine Disposition, die Touren nach individuellem Fahrerverhalten zuteilt oder Fahrer bewertet, fällt plausibel unter die Hochrisiko-Kategorie des EU AI Act für Beschäftigten-Management, mit Pflichten ab Dezember 2027. Reine Routen- und Laderaumoptimierung eher nicht. Wir bauen die Papierseite und lassen die Fahrerbewertung aus. Kundenseitige Assistenten sagen ab 2. August 2026 ohnehin, dass sie Maschinen sind.
- eCMR und eFTI, ohne Verkaufsrhetorik
- Das eCMR-Protokoll gilt für Deutschland seit 2022 und für Österreich seit 2024. Es bleibt aber freiwillig und setzt die Vereinbarung der Vertragsparteien voraus. Die eFTI-Verordnung verpflichtet ab Juli 2027 die Behörden, elektronische Frachtinformationen zu akzeptieren, die Unternehmen aber nie. Kein Stichtag nimmt Ihnen die Entscheidung ab. Den Vorteil haben die, die das Papier aus eigenem Interesse abschaffen.
- E-Rechnung: vorbereitet statt vertagt
- In Deutschland müssen Frachtrechnungen mit ihren vielen Zuschlagszeilen ab 2027/2028 strukturiert ausgestellt werden. Ein automatisierter Dokumentenfluss ist die Vorarbeit dafür. Wir bauen ihn so, dass der Stichtag Sie nicht unter Druck setzt.
Zusammenarbeit
So läuft Ihr Projekt ab
Erstgespräch
Kostenlos
In 30 Minuten besprechen wir Ihre Aufgabe. Wir prüfen, ob KI sinnvoll ist und welche nächsten Schritte infrage kommen.
Probelauf
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir prüfen den Ablauf anhand Ihrer Daten. Sie erhalten eine Einschätzung zu Aufwand, Kosten und möglichen Einsparungen.
Umsetzung
Fixpreis nach Angebot
Wir richten einen Ablauf ein und testen ihn mit Ihrem Team. Meist dauert das zwei bis vier Wochen. Schulung, Dokumentation und vereinbarte Freigaben gehören dazu.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Was Speditionen uns zuerst fragen
01Ersetzt das Disponenten?
Nein, und das ginge auch nicht. Speditions- und Logistikkaufleute sind offizieller Engpassberuf, und die Ausbildungsverträge sanken 2024 um fast 9 Prozent. Automatisierung gibt Ihrem Team seine Stunden zurück. Bei 1 bis 3 Prozent Marge ist jede Dispo-Stunde, die nicht ins Abtippen geht, besonders viel wert.
02Wir arbeiten mit WinSped, CargoSoft oder einem anderen TMS. Ersetzt das unsere Software?
Nein. Ihr TMS bleibt das führende System. Wo Ihr Anbieter KI-Auftragserfassung liefert, sagen wir Ihnen das und nutzen sie. Wir automatisieren die Arbeit davor und rundherum: Posteingang, Dokumente, Wartezeit-Protokolle, Rechnungsprüfung. Wo es Schnittstellen gibt, nutzen wir sie. Ob Ihr TMS eine passende Schnittstelle hat, prüfen wir vorab schriftlich: Name und Version genügen, die Antwort kommt in der Regel innerhalb eines Werktags.
03Dürfen wir überhaupt etwas automatisieren, das Fahrerdaten berührt?
Ja, in klaren Grenzen. Die deutsche Rechtsprechung hat heimliches und permanentes GPS-Tracking kassiert, und der österreichische OGH verlangt Betriebsvereinbarung oder Zustimmung. Auf dieser Grundlage bauen wir Wartezeit-Protokolle und Dokumentenflüsse, gemeinsam mit dem Betriebsrat. Fahrerbewertungen bauen wir nicht.
04Sollen wir warten, bis eCMR oder eFTI Pflicht werden?
Dann warten Sie vergeblich. eCMR gilt, bleibt aber freiwillig. eFTI verpflichtet ab Juli 2027 die Behörden, nie die Unternehmen. Laut EU-Kommission ist bei 99 Prozent der grenzüberschreitenden Transporte noch Papier im Spiel. Die Ersparnis können Sie schon jetzt holen.
05Was kostet das?
Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet. Raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar. Für die Umsetzung erhalten Sie ein eigenes Fixpreisangebot. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
Robert Van YsendyckGründer und Geschäftsführer
Besprechen Sie Ihre Aufgabe mit uns. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.