Terminanfragen beantwortet. Buchungen sicher im Kalender.

Eine Terminanfrage kann per Telefon, per E-Mail oder über ein Webformular kommen. Die KI klärt, was der Kunde braucht, bietet nur zulässige Termine an, bucht den gewählten in Ihren Kalender und sagt ihn zu. Die Zusage folgt erst, wenn der Kalender den Termin gespeichert hat. Alles, was die Regeln nicht abdecken, geht an einen Menschen.

Die wichtigste Regel: Ein freier Kalenderblock ist noch keine Reservierung. Zwischen dem Angebot eines Termins und dem Speichern kann sich die Verfügbarkeit ändern, weil auch Mitarbeitende und andere Anwendungen in den Kalender schreiben. Eine Terminbuchung ist verlässlich, wenn Zugriff, Buchungsregeln und der gespeicherte Kalendereintrag zusammenpassen.

„Einen passenden Termin buchen“ ist zu ungenau. Jede Terminart braucht Dauer, Puffer, Vorlauf, Zeitfenster, Ort und die nötigen Personen oder Räume. Feiertage, örtliche Schließtage und Zeitzonen werden ebenfalls festgehalten. Das Modell errät diese Regeln nicht aus allgemeinem Wissen. Angaben wie „nächsten Freitag“ werden in ein konkretes Datum mit Uhrzeit umgewandelt und mit dem Kunden bestätigt.

Steuert bereits eine Buchungsanwendung wie Microsoft Bookings die Kapazität, bleibt sie maßgeblich. Ein zweiter Ablauf darf ihre Regeln nicht umgehen, indem er direkt in Kalender schreibt.

Bei Outlook liefert der getSchedule-Aufruf in Microsoft Graph die Verfügbarkeit von Personen und Ressourcen. Die Dokumentation führt persönliche Microsoft-Konten für diesen Aufruf als nicht unterstützt auf. Die Referenz zum Erstellen eines Ereignisses beschreibt den getrennten Schreibschritt. Unser Leitfaden zur KI-Terminvereinbarung mit Outlook behandelt Rechte, Raumressourcen und Wiederholungen.

Bei Google Kalender liefert eine FreeBusy-Abfrage belegte Zeiträume und reserviert den vorgeschlagenen Termin nicht. Das Ereignis entsteht mit events.insert. Unser Leitfaden zur telefonischen Terminbuchung mit Google Kalender zeigt Buchungsregeln und eine Testvorlage, und n8n mit Google Workspace verbindet Formulare, E-Mail und Kalender.

Zwei Anrufer können denselben Termin wählen, solange beide Gespräche noch laufen. Eine erneute Prüfung allein hält zwei Anfragen nicht auf, die sie im selben Moment bestehen. Deshalb stimmt eine zentrale Buchungslogik die Schreibvorgänge je Termin ab, oder ein Buchungssystem mit eigener Reservierungskontrolle entscheidet. Manuelle Änderungen im selben Kalender sind ebenfalls zu berücksichtigen. Der zweite Anrufer bekommt andere Termine angeboten und muss einen davon annehmen. Der Assistent bucht nie stillschweigend eine andere Uhrzeit, nur damit das Gespräch erfolgreich wirkt.

Eine fehlende Antwort nach dem Schreiben ist weder Erfolg noch Fehler. Die Anfrage kommt in einen Abgleich, und der Kalender wird vor einem weiteren Versuch geprüft, damit eine Wiederholung keinen zweiten Termin anlegt. Verschieben und Absagen brauchen das richtige bestehende Ereignis und den vereinbarten Prüfweg: Ein Name oder eine Telefonnummer allein kann zu mehreren Terminen passen. Unser Artikel zu Identität, Aktionen und Missbrauch erklärt diese Prüfung.

Manche Anfragen passen zu keiner Regel: eine unbekannte Leistung, eine ausstehende Raumfreigabe, ein Anrufer, der einen Menschen sprechen will. Sie kommen in eine zugeordnete Liste mit Kontaktdaten, dem gewünschten Termin und dem technischen Stand. Unsere Leitfäden zu Übergabe und Rückruf und zu Rückrufaufgaben im CRM beschreiben diese Liste.

1. Listen Sie die Terminarten auf, die Sie am häufigsten vergeben.
2. Schreiben Sie für jede Terminart Dauer, Puffer, Vorlauf, Ort und Ressourcen auf.
3. Legen Sie fest, welcher Kalender oder welches Buchungssystem maßgeblich ist.
4. Testen Sie zwei Anrufer für einen Termin, eine unterbrochene Verbindung und eine korrigierte E-Mail-Adresse.
5. Starten Sie mit einer zugeordneten Liste für unsichere Anfragen.

Unsere Seite zur KI-Terminvereinbarung beschreibt, wie ein erstes Projekt mit uns abläuft.