KI-Verordnung für KMU: Pflichten, Fristen und praktische Prüfung 2026

Dieser Leitfaden verbindet den am 26. September 2026 geprüften Rechtsstand mit einem vorgeschlagenen betrieblichen Vorgehen. Er dient der Vorbereitung einer fachlichen und rechtlichen Prüfung; er bestätigt keine Konformität eines bestimmten Systems und ist kein Rechtsgutachten zu Ihrem Einsatz.

Der AI Omnibus ist seit 27. Juli 2026 in Kraft. Er ist damit keine bloße Ankündigung mehr. Die Kommission nennt für Hochrisikosysteme nach Anhang III den 2. Dezember 2027 und für die entsprechende Kategorie produktgebundener Systeme nach Anhang I den 2. August 2028. Die Verschiebung ist keine allgemeine Pause für sämtliche KI-Pflichten. Kommission zum Inkrafttreten des AI Omnibus.

Die Tabelle nennt sechs für die Projektplanung relevante Termine der KI-Verordnung nach dem Digital Omnibus.

Die aktuelle Zeitleiste des AI Act Service Desk erläutert diese Staffelung. Für die konkrete Einordnung zählen zusätzlich Ausnahmen, Übergangsregeln, Änderungen am System und dessen genauer Verwendungszweck. Übernehmen Sie deshalb das relevante Datum samt Begründung in die Projektakte, statt nur einen Kalendertermin zu speichern.

Begriffe. Vereinfacht entwickelt ein Anbieter ein System oder lässt es entwickeln und bringt es unter eigenem Namen in Verkehr beziehungsweise in Betrieb. Ein Betreiber verwendet ein System unter eigener Verantwortung im beruflichen Kontext. Der Kauf einer Modell-API beantwortet die Rollenfrage für das darauf aufgebaute Gesamtsystem noch nicht. Begriffe in Artikel 3.

Rollenkarte. Für die praktische Bestandsaufnahme empfehlen wir eine einfache Rollenkarte: Wer bietet das Modell an, wer baut die Anwendung, wer entscheidet über ihren Zweck, wer stellt sie Kunden zur Verfügung und wer ändert sie im Betrieb? Schreiben Sie konkrete Gesellschaften und Ansprechpartner auf. „Die IT“ und „der Cloudanbieter“ sind für eine spätere Rückfrage zu ungenau.

Unterschiedliche Ausgangslagen. Ein Handwerksbetrieb, der einen fertigen Assistenten einkauft, hat eine andere Ausgangslage als ein Softwareunternehmen, das eine eigene Branchenlösung unter eigener Marke verkauft. Auch innerhalb eines Projekts können mehrere Akteure unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Lassen Sie die Zuordnung anhand von Vertrag, Produktbeschreibung und tatsächlichem Betrieb beurteilen. Ein Vertriebsversprechen allein sollte diese Entscheidung nicht tragen.

Die Einstufung beginnt mit einer vollständigen Tätigkeit: „eingehende Bewerbungen nach Eignung bewerten“ beschreibt etwas anderes als „Bewerbungen in einem Postfach sammeln“. Anhang III nennt unter anderem bestimmte Systeme für Personalgewinnung und Bewerberbewertung. Daraus folgt keine pauschale Einstufung jeder Software in einer Personalabteilung. Anhang III der KI-Verordnung.

Beschreiben Sie für jeden Einsatz vier Dinge: die Eingabe, den erzeugten Vorschlag, die tatsächlich ausgelöste Aktion und die Folgen eines Fehlers. Ein Assistent kann eine Nachricht formulieren, einen Datensatz ändern oder eine Entscheidung wesentlich beeinflussen. Diese Unterschiede verschwinden, wenn alle Anwendungen lediglich „Copilot“ heißen.

Die Tabelle stellt vier vorgeschlagenen Beschreibungen eines KI-Einsatzes die entscheidende Rückfrage für die Prüfung gegenüber.

Die Tabelle ist ein Arbeitsmittel zur Eingrenzung, keine juristische Klassifikation. Besonders bei Personal, Kreditentscheidungen, sensiblen Daten oder sicherheitsrelevanten Funktionen sollte die verantwortliche Fachstelle früh beteiligt sein. Die spätere Einführung einer automatischen Entscheidung kann eine neue Bewertung auslösen, obwohl die Oberfläche gleich aussieht.

Zu einer brauchbaren Abgrenzung gehört auch die Frage, was die Software ausdrücklich nicht tun darf. „Beantwortet Kundenfragen“ lässt deutlich mehr Auslegungsspielraum als „antwortet anhand freigegebener öffentlicher Produktseiten und kann weder auf Konten zugreifen noch Erstattungen genehmigen“. Die zweite Beschreibung gibt sowohl dem technischen Team als auch der prüfenden Person etwas Konkretes zur Beurteilung an die Hand.

Getrennte Pflichten. Artikel 50 unterscheidet mehrere Pflichten. Bei direkter Interaktion müssen Anbieter grundsätzlich sicherstellen, dass Menschen den KI-Kontakt erkennen, soweit dieser nicht offensichtlich ist. Die Kennzeichnung synthetischer Inhalte und bestimmte Pflichten der Betreiber sind davon zu unterscheiden. Ein sichtbarer Hinweis und eine maschinenlesbare Markierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Kommissions-FAQ zu Artikel 50.

Begrüßung am Telefon. Für einen Telefonassistenten schlagen wir eine kurze, verständliche Begrüßung vor, beispielsweise: „Sie sprechen mit dem KI-Assistenten unseres Betriebs. Ich kann Ihr Anliegen aufnehmen und an unser Team weitergeben.“ Das ist ein Formulierungsbeispiel, keine universell passende Rechtstextvorlage. Tatsächliche Funktionen und Datenschutzinformationen müssen dazu passen.

Hinweis testen. Prüfen Sie die Begrüßung im echten Rufweg: direkt gewählte Nummer, Weiterleitung, erneuter Anruf und Wechsel der Sprache. Auf einer Website sollte der Hinweis auch auf dem kleinen Bildschirm erkennbar bleiben. Wird später ein Mensch zugeschaltet, muss für die Person verständlich sein, wer nun antwortet. Eine Einstellung im Administrationsbereich belegt nicht, dass der Hinweis im veröffentlichten Kanal funktioniert.

Übergangsfrist bis Dezember 2026. Die Übergangsfrist bis Dezember 2026 betrifft nur den bezeichneten Fall der Markierung nach Artikel 50 Absatz 2 für bestimmte Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren. Sie verschiebt nicht pauschal die Information über einen Chatbot. Service Desk zu Anwendungsbeginn und Durchsetzung.

Geänderte Pflicht. Die geänderte Fassung verlangt Maßnahmen, welche die Entwicklung der KI-Kompetenz der betreffenden Mitarbeitenden und weiterer handelnder Personen unterstützen. Sie verlangt ausdrücklich keine Garantie eines bestimmten individuellen Kompetenzniveaus. Maßgeblich ist die Neufassung durch Artikel 1 Nummer 5 der Verordnung (EU) 2026/1744.

Rollenbezogene Übungen. Praktisch sollte eine Person, die Rechnungsentwürfe kontrolliert, andere Übungen erhalten als jemand, der einen öffentlichen Assistenten administriert. Im ersten Fall geht es um Feldfehler und Freigabegrenzen, im zweiten um Quellen, Änderungen und den Umgang mit problematischen Anfragen. Eine Teilnahmebestätigung kann dokumentieren, dass eine Veranstaltung stattgefunden hat; sie beweist keine Fehlerfreiheit des Betriebs.

Interner Lerntermin. Ein brauchbarer interner Lerntermin arbeitet mit den tatsächlich erlaubten Werkzeugen. Lassen Sie das Team eine erfundene Antwort erkennen, eine fehlende Quelle melden und einen Vorgang an die zuständige Person übergeben. Halten Sie offene Fragen und notwendige Änderungen fest. Ein ausführlicher Vorschlag steht im Leitfaden zur KI-Kompetenz.

Angenommen, ein Betrieb möchte eingehende Kundenanfragen zusammenfassen und Antwortentwürfe vorbereiten. Das folgende Beispiel beschreibt einen möglichen Aufbau; es ist kein ausgeführtes Kundenprojekt und keine rechtliche Freigabe.

Erlaubte und ausgeschlossene Aktionen

Im ersten Entwurf bekommt das System Zugriff auf das gesamte Postfach und darf Antworten direkt senden. Die Projektgruppe begrenzt daraufhin den Zweck auf einen bestimmten Serviceordner. Die Anwendung darf ein Anliegen vorschlagen und eine Antwort vorbereiten. Versand, Preiszusagen, Erstattungen und Vertragsänderungen bleiben bei einer benannten Person.

Die fachliche Verantwortliche formuliert drei erlaubte Fälle: Terminwunsch, Rückfrage zu vorhandenen Unterlagen und allgemeine Produktinformation aus freigegebenen Quellen. Nachrichten mit rechtlichen Forderungen, Gesundheitsangaben oder unklarer Zuordnung gehen in eine manuelle Liste. Diese Trennung ist eine vorgeschlagene Produktentscheidung, keine Aussage darüber, welche Verarbeitung im Einzelfall rechtlich zulässig wäre.

Testfälle für die Abnahme

Der Test des Assistenten für das Servicepostfach verwendet drei Fälle:

• Widersprüchliche Informationen. Beim Test erhält das System absichtlich widersprüchliche Informationen. Ein alter Anhang nennt einen Preis, die aktuelle freigegebene Liste einen anderen. Erwartet wird keine selbst erfundene Einigung, sondern eine markierte Unklarheit.
• Anweisung in einer Nachricht. Eine zweite Nachricht enthält eine Anweisung, alle Kundenkontakte auszulesen. Sie darf die hinterlegten Berechtigungen nicht erweitern.
• Erstattungsanfrage. Eine dritte Anfrage betrifft eine Erstattung; der Entwurf darf daraus keine bereits erfolgte Zahlung machen.

Wann eine erneute Prüfung nötig ist

Die Freigabe umfasst anschließend die dokumentierte Systemgrenze und die beobachteten Ergebnisse. Wenn der Betrieb später Direktversand einschalten möchte, wird daraus eine eigene Änderung mit erneuter Prüfung. So bleibt nachvollziehbar, welcher Funktionsumfang tatsächlich beurteilt und welcher erst später eingeführt wurde.

Für ein überschaubares KMU-Projekt empfehlen wir einen gemeinsamen Projektordner mit wenigen, gepflegten Dokumenten. Das ist eine organisatorische Empfehlung, kein universeller gesetzlicher Pflichtenkatalog:

1. Systemsteckbrief: Zweck, Nutzer, betroffene Personen, Länder, Quellen und ausgeschlossene Aufgaben.
2. Rollen und Verträge: beteiligte Anbieter, interne Zuständigkeiten und vereinbarte Unterstützung bei Änderungen.
3. Datenfluss: welche Inhalte an welchen Dienst gehen, wo Protokolle entstehen und wie Zugriffe begrenzt sind.
4. Bewertung: relevante rechtliche Fragen, zuständige Prüfer, Ergebnis und verbleibende Bedingungen.
5. Abnahme: konkrete Fälle, beobachtete Antworten, Fehler und Freigabe des festgelegten Umfangs.
6. Betrieb: Ansprechpartner, Änderungsprotokoll, Abschaltweg und Umgang mit Beschwerden.

Jede offene Bedingung braucht einen Eigentümer und einen nächsten Termin. „Datenschutz wird später ergänzt“ ist kein brauchbarer Projektstatus. Ebenso wenig hilft eine lange Dokumentation, wenn niemand weiß, welche Version gerade produktiv läuft.

Die Dokumentation sollte eine Aussage des Anbieters von einer eigenen Beobachtung unterscheiden. „Der Anbieter gibt an, dass Löschung unterstützt wird“ ist zum Beispiel etwas anderes als „das konfigurierte Konto wurde getestet und der Datensatz ist an den angegebenen Speicherorten verschwunden“. Wurde ein Test nicht durchgeführt, bleibt dieser Status ausdrücklich so stehen. Das ist nützlicher, als aus einer Annahme ein scheinbares Abnahmeergebnis zu machen.

Anwendungsbereich der EU-Verordnung und EU-Bezug der Schweiz

In Österreich und Deutschland ist die EU-Verordnung der gemeinsame Ausgangspunkt. Nationale Zuständigkeiten und weitere anwendbare Vorschriften müssen für den konkreten Fall ergänzt werden. Die Schweiz ist kein EU-Mitglied; dennoch kann ein EU-Bezug relevant sein, etwa wenn die gesetzlichen Voraussetzungen hinsichtlich Bereitstellung oder Verwendung von Ergebnissen in der Union vorliegen. Prüfen Sie die genaue Konstellation anhand von Artikel 2 zum Anwendungsbereich.

Datenschutz in der Schweiz

Unabhängig davon betont der Schweizer EDÖB, dass das Datenschutzgesetz auf KI-gestützte Datenbearbeitung anwendbar ist. Eine vermeintlich geringe KI-Risikoklasse beseitigt daher keine Fragen zu Personendaten. EDÖB zu KI und Datenschutz.

Datenschutz im EU-Kontext

Auch im EU-Kontext bleiben unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Sicherheit zu berücksichtigen. Grundsätze der DSGVO. Zeichnen Sie deshalb neben der Funktionsbeschreibung den tatsächlichen Datenweg auf: Postfach, Automatisierungsdienst, Modellanbieter, Zielsystem und Diagnoseprotokoll. Ein Hostingland allein beantwortet diese Fragen nicht.

Legen Sie fest, welche Änderung eine erneute fachliche oder rechtliche Rückfrage auslöst. Geeignete Auslöser für die erneute Beurteilung eines KI-Systems nach der Einführung sind:

• eine neue betroffene Personengruppe
• zusätzliche Datenquellen
• ein anderer Anbieter
• neue Länder
• der Wechsel von Vorschlägen zu selbständigen Aktionen

Ein neues Logo auf der Oberfläche ist anders zu behandeln als die Freigabe von Zahlungen.

Für kleinere Änderungen genügt organisatorisch oft eine nachvollziehbare Beschreibung samt passender erneuter Tests; welche formalen Anforderungen tatsächlich bestehen, hängt von der geprüften Konstellation ab. Bewahren Sie auch abgelehnte Änderungen auf. Dadurch kann eine spätere Betreuung erkennen, warum beispielsweise die automatische Erstattung bewusst ausgeschlossen wurde.

Der nächste sinnvolle Schritt ist eine vollständige Beschreibung eines einzigen Ablaufs. Nutzen Sie dafür den Automatisierungsleitfaden und das Prinzip Entwurf und Freigabe. Eine präzise Aufgabenbeschreibung macht die anschließende technische und rechtliche Prüfung erheblich konkreter.