Für Arztpraxen
Das Telefon ist der Engpass. Das Recht ist es nicht.
44 Prozent der Kassenversicherten sind mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Praxis unzufrieden, während 68 Prozent der Medizinischen Fachangestellten über 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Organisation und Verwaltung statt mit Patienten verbringen (GKV-Spitzenverband 2024, Fresenius 2024). Seit Dezember 2025 stuft die KBV selbst KI-Telefonassistenten als Anwendung mit niedrigem Risiko ein. Der Engpass ist lösbar, innerhalb klarer rechtlicher Linien.
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44 %
der Kassenversicherten sind mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Praxis unzufrieden
GKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2024
68 %
der Medizinischen Fachangestellten verbringen über 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Organisation und Verwaltung
Hochschule Fresenius 2024
57,8 %
der Ärzte erledigen MFA-Aufgaben inzwischen selbst
KV Bremen/Zi 2023
Die Lücke
Der Softwaremarkt macht Dokumentation. Telefon und Papierkram zwischen den Systemen bleiben bei Ihnen.
Doctolib liefert einen Telefonassistenten und ein KI-Praxissystem für drei Fachgruppen, CGM einen systemunabhängigen Telefonassistenten, medatixx eine Ambient-Dokumentation mit EU-Hosting. Die eingebaute KI konzentriert sich auf Dokumentation, oft als kostenpflichtiges Add-on je Fachgruppe. Offen bleibt der Alltag zwischen den Systemen: Telefon, Fax, KIM und ePA, wo die 68 Prozent der MFA-Zeit verschwinden. Genau das bauen wir.
Telefonannahme innerhalb der KBV-Linien
Termine buchen, verschieben und absagen, rund um die Uhr, mit KI-Ansage ab dem ersten Satz und Notfall-Eskalation an einen Menschen, immer. Genau das stuft die KBV als Anwendung mit niedrigem Risiko ein; Symptome bewerten ist per Design außerhalb des Umfangs.
Rezept-, Überweisungs- und Rückrufwünsche als strukturierte Nachrichten
Anliegen werden mit den Angaben erfasst, die Ihr Team braucht, dem Patienten zugeordnet und als Arbeitsliste bereitgestellt. Ihre Mitarbeiter arbeiten eine saubere Liste ab statt eines vollen Anrufbeantworters, und keine Maschine beantwortet etwas Medizinisches.
Sortieren zwischen Fax, KIM und Akte
Eingehende Dokumente werden klassifiziert, dem richtigen Patienten zugeordnet und an die richtige Person weitergeleitet. 77 Prozent der Praxen kommunizieren mit Kliniken weiterhin überwiegend auf Papier (PraxisBarometer 2025); genau in diesem Sortieren und Weiterleiten verschwinden die MFA-Stunden.
ePA-Abläufe, die wirklich laufen
Die ePA ist seit Oktober 2025 Nutzungspflicht, doch 81 Prozent der Praxen laden Dokumente hoch, während nur 11 Prozent je eines heruntergeladen haben (PraxisBarometer 2025). Wir strukturieren Ablage und Abruf so, dass die Akte auch für Ihre Praxis zu arbeiten beginnt.
Recht zuerst
Innerhalb der KBV-Linien gebaut, nicht daran vorbei
Arztpraxen können KI nicht so einsetzen wie andere Betriebe, und jeder Anbieter, der nicht damit anfängt, ist ein Risiko. Unser Setup folgt der KI-Publikation der KBV vom Dezember 2025 und den Vorschriften, auf die sie verweist.
Der KBV-Rahmen, wörtlich genommen
Die KBV stuft KI-Telefonassistenten als niedriges Risiko ein, verlangt eine KI-Ansage zu Gesprächsbeginn und stellt fest, dass eine Patienteneinwilligung in der Regel nicht erforderlich ist, solange die Daten nicht fürs Training verwendet werden. Die Verantwortung bleibt beim Arzt; die KI fällt keine Entscheidungen.
Verschwiegenheit nach § 203 StGB
Auftragsverarbeitungsvertrag plus förmliche schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters, unterschrieben vor jedem Datenzugriff. Ohne sie macht sich der Arzt selbst strafbar; bei uns ist sie das erste Dokument auf dem Tisch.
§ 393 SGB V und das C5-Testat
Cloud-Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist nur zulässig bei Verarbeitung in der EU, dem EWR oder der Schweiz, einer Niederlassung des Anbieters im Inland und einem BSI-C5-Testat, seit Juli 2025 als Typ 2. Ein Telefonassistent, der Gesundheitsdaten durch eine amerikanische KI-API ohne C5-Testat schleust, ist raus, egal wie gut die Demo klingt.
Ein harter Stopp vor der Medizinprodukt-Grenze
In dem Moment, in dem Software Symptome bewertet, Dringlichkeit einstuft oder Handlungsempfehlungen gibt, wird sie zum Medizinprodukt der Klasse IIa nach MDR und zum Hochrisiko-System nach dem EU AI Act. Unsere Assistenten nehmen auf, strukturieren und leiten weiter. Einstufen tut der Mensch, in jedem Setup, das wir bauen.
Wie Entwurf plus Freigabe funktioniert: unser Vorgehen im Detail →
So beginnt es
Gleiches Vorgehen, praxisspezifischer Umfang
Erstgespräch
Kostenlos
30 Minuten über die Engpässe Ihrer Praxis. Rund ein Drittel dieser Gespräche endet mit dem Rat, dass KI noch nicht das richtige Werkzeug ist.
Prozess-Audit
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir erheben, wohin die Stunden wirklich gehen, vom Posteingang bis zum Fristenboard, und reihen die Use Cases nach Amortisation. Sie bekommen eine Shortlist mit erwartetem Aufwand, keinen Foliensatz.
Umsetzung
Fixpreis, steht namentlich im Angebot
Ein Prozess nach dem anderen, in 2 bis 4 Wochen im Tagesgeschäft, mit geschultem Team und einem Freigabeschritt überall dort, wo Patientendaten einen Entwurf verlassen.
Berechtigte Fragen
Was Arztpraxen uns zuerst fragen
Ist KI am Patiententelefon überhaupt legal?
Ja, unter Bedingungen, und seit Dezember 2025 steht das offiziell fest: Die KBV stuft KI-Telefonassistenten als Anwendung mit niedrigem Risiko ein, verlangt eine KI-Ansage und stellt fest, dass eine Patienteneinwilligung in der Regel nicht nötig ist, solange die Daten nicht fürs Training verwendet werden. Die Bedingungen mit Biss sind die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 393 SGB V mit seinem C5-Testat, und genau darum ist unser Setup gebaut.
Ersetzt das unsere MFA?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. In einer Bremer Erhebung konnte jede vierte Praxis zwölf Monate lang keine einzige MFA-Stelle besetzen, und 68 Prozent der MFA-Zeit gehen in Organisation und Verwaltung. Automatisierung gibt einen Teil dieser Zeit an die Anmeldung und die Patienten zurück.
Was darf der Assistent niemals tun?
Symptome bewerten, Dringlichkeit einstufen oder Handlungsempfehlungen geben. Dort wird Software zum Medizinprodukt der Klasse IIa nach MDR und zum Hochrisiko-System nach dem EU AI Act. Wir bauen bewusst nur auf der legalen Seite dieser Linie und sagen das jedem Interessenten im ersten Gespräch.
Wir nutzen Doctolib, CGM oder medatixx. Ersetzt das unsere Software?
Nein. Ihre Praxissoftware bleibt das führende System, und wo ihre eingebauten Funktionen Ihren Fall abdecken, fangen Sie dort an; das sagen wir auch im Erstgespräch. Wir bauen die Ebene zwischen den Systemen: Fax-, KIM- und Aktensortierung, Rückruflisten, Anliegen-Erfassung. Wo Schnittstellen existieren, nutzen wir sie.
Was kostet das?
Das Audit beginnt bei 2.500 € und wird bei der Umsetzung voll angerechnet. Umsetzungen sind Fixpreise. Für den Marktvergleich haben wir veröffentlicht, was KI-Automatisierung tatsächlich kostet, mit Quellen, in unserem Blog. Zum Artikel mit allen Marktpreisen.
Sprechen Sie mit uns, bevor es das nächste Besetztzeichen tut
Ein 30-Minuten-Gespräch reicht, um zu sagen, ob Ihre Praxis einen Automatisierungsfall hat. Wenn nicht, sagen wir das.