Für Arztpraxen
Praxisverwaltung automatisieren
Wir unterstützen Ihr Praxisteam bei Anrufen, Terminen und Verwaltungsaufgaben. Medizinische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal.
30 Minuten, unverbindlich. Deutsch oder Englisch. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- 44 %
- der Kassenversicherten sind mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Praxis unzufriedenGKV-Spitzenverband, Versichertenbefragung 2024
- 68 %
- der Medizinischen Fachangestellten verbringen über 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Organisation und VerwaltungHochschule Fresenius 2024
- 57,8 %
- der Ärzte erledigen MFA-Aufgaben inzwischen selbstKV Bremen/Zi 2023
Kurz gefasst
Wir unterstützen Ihr Praxisteam bei Anrufen, Terminen und Verwaltungsaufgaben. Medizinische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet.Zuletzt aktualisiert:
Die Lücke
Praxissoftware kümmert sich um Dokumentation. Telefon und Papierkram zwischen den Systemen bleiben bei Ihnen.
Doctolib bietet einen Telefonassistenten und ein KI-Praxissystem für drei Fachgruppen, CGM einen Telefonassistenten für jedes Praxissystem, medatixx eine Ambient-Dokumentation mit EU-Hosting. Die eingebaute KI konzentriert sich auf Dokumentation, oft als kostenpflichtige Zusatzfunktion je Fachgruppe. Offen bleibt die Arbeit zwischen den Systemen: Telefon, Fax, KIM und ePA. Genau das automatisieren wir.
Telefonannahme nach den KBV-Vorgaben
Patienten buchen, verschieben und sagen Termine rund um die Uhr ab. Der Assistent sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist, und gibt Notfälle immer an einen Menschen weiter. Genau das stuft die KBV als niedriges Risiko ein. Symptome bewertet er bewusst nicht.
Rezept-, Überweisungs- und Rückrufwünsche als Arbeitsliste
Statt eines vollen Anrufbeantworters arbeitet Ihr Team eine übersichtliche Liste ab. Jedes Anliegen ist mit den nötigen Angaben erfasst und dem Patienten zugeordnet. Medizinische Fragen beantwortet keine Maschine.
Fax, KIM und Akte sortieren
77 Prozent der Praxen kommunizieren mit Kliniken weiterhin überwiegend auf Papier (PraxisBarometer 2025). Beim Sortieren und Weiterleiten gehen die MFA-Stunden verloren. Die KI ordnet eingehende Dokumente ein, weist sie dem richtigen Patienten zu und leitet sie an die richtige Person weiter.
ePA-Abläufe, die funktionieren
Die ePA ist seit Oktober 2025 verpflichtend, doch 81 Prozent der Praxen laden Dokumente hoch, während nur 11 Prozent je eines heruntergeladen haben (PraxisBarometer 2025). Wir richten Ablage und Abruf so ein, dass die Akte auch Ihrer Praxis nützt.
Recht zuerst
Nach den Vorgaben der KBV gebaut
Arztpraxen können KI nicht so einsetzen wie andere Betriebe. Ein Anbieter, der das nicht als Erstes anspricht, ist ein Risiko. Unser Aufbau folgt der KI-Publikation der KBV vom Dezember 2025 und den Vorschriften, auf die sie verweist. Das sind deutsche Regeln; sie gelten für Praxen in Deutschland.
- Der KBV-Rahmen, genau befolgt
- Die KBV stuft KI-Telefonassistenten als niedriges Risiko ein, verlangt eine KI-Ansage zu Gesprächsbeginn und stellt fest, dass eine Einwilligung der Patienten in der Regel nicht nötig ist, solange die Daten nicht für Training verwendet werden. Die Verantwortung bleibt beim Arzt; die KI trifft keine Entscheidungen.
- Verschwiegenheit nach § 203 StGB
- Vor jedem Datenzugriff unterschreiben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine förmliche schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung. Zieht eine Praxis einen Dienstleister ohne diese Verpflichtung hinzu und gibt er Patientengeheimnisse preis, kann sich der Arzt strafbar machen (§ 203 Abs. 4 StGB). Bei uns ist sie deshalb das erste Dokument auf dem Tisch.
- § 393 SGB V und das C5-Testat
- Gesundheitsdaten dürfen nur in der Cloud verarbeitet werden, wenn die Verarbeitung in der EU, im EWR oder in der Schweiz stattfindet, der Anbieter eine Niederlassung im Inland hat und ein BSI-C5-Testat vorliegt, seit Juli 2025 als Typ 2. Ein Telefonassistent, der Gesundheitsdaten ohne C5-Testat über eine amerikanische KI-API schickt, kommt nicht infrage, egal wie gut die Demo klingt.
- Ein klarer Stopp vor der Medizinprodukt-Grenze
- Sobald Software Symptome bewertet, Dringlichkeit einstuft oder Handlungsempfehlungen gibt, wird sie zum Medizinprodukt der Klasse IIa nach MDR und zum Hochrisiko-System nach dem EU AI Act. Unsere Assistenten nehmen auf, strukturieren und leiten weiter. Die Einstufung macht ein Mensch, in jedem Aufbau, den wir umsetzen.
- Praxen in Österreich: andere Vorschriften
- In Österreich gelten die DSGVO mit dem Datenschutzgesetz (DSG), die ärztliche Verschwiegenheitspflicht nach § 54 Ärztegesetz 1998 und das Gesundheitstelematikgesetz 2012, das auch ELGA regelt. Dieses Gesetz verlangt, dass Gesundheitsdiensteanbieter Gesundheitsdaten nur verschlüsselt oder über abgesicherte Netze elektronisch übermitteln. Je Projekt prüfen wir Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheit, Datenweg und ob der Ablauf ELGA berührt.
Zusammenarbeit
So läuft Ihr Projekt ab
Erstgespräch
Kostenlos
In 30 Minuten besprechen wir Ihre Aufgabe. Wir prüfen, ob KI sinnvoll ist und welche nächsten Schritte infrage kommen.
Probelauf
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir prüfen den Ablauf anhand Ihrer Daten. Sie erhalten eine Einschätzung zu Aufwand, Kosten und möglichen Einsparungen.
Umsetzung
Fixpreis nach Angebot
Wir richten einen Ablauf ein und testen ihn mit Ihrem Team. Meist dauert das zwei bis vier Wochen. Schulung, Dokumentation und vereinbarte Freigaben gehören dazu.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Was Arztpraxen uns zuerst fragen
01Ist KI am Patiententelefon überhaupt legal?
Ja, unter Bedingungen, und seit Dezember 2025 ist das offiziell: Die KBV stuft KI-Telefonassistenten als Anwendung mit niedrigem Risiko ein, verlangt eine KI-Ansage und stellt fest, dass eine Einwilligung der Patienten in der Regel nicht nötig ist, solange die Daten nicht für Training verwendet werden. Die entscheidenden Bedingungen sind die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 393 SGB V mit dem C5-Testat. Genau darauf ist unser Aufbau ausgelegt.
02Ersetzt das unsere MFA?
Nein, das ist nicht das Ziel. In einer Bremer Erhebung konnte jede vierte Praxis zwölf Monate lang keine einzige MFA-Stelle besetzen, und 68 Prozent der MFA-Zeit gehen in Organisation und Verwaltung. Automatisierung gibt einen Teil dieser Zeit an die Anmeldung und die Patienten zurück.
03Was darf der Assistent niemals tun?
Symptome bewerten, Dringlichkeit einstufen oder Handlungsempfehlungen geben. Dort wird Software zum Medizinprodukt der Klasse IIa nach MDR und zum Hochrisiko-System nach dem EU AI Act. Wir bleiben bewusst auf der legalen Seite dieser Grenze und sagen das jedem Interessenten im ersten Gespräch.
04Wir nutzen Doctolib, CGM oder medatixx. Ersetzt das unsere Software?
Nein. Ihre Praxissoftware bleibt das führende System. Wo ihre eingebauten Funktionen Ihren Fall abdecken, fangen Sie dort an; das sagen wir auch im Erstgespräch. Wir automatisieren die Arbeit zwischen den Systemen: Fax, KIM und Akte sortieren, Rückruflisten führen, Anliegen erfassen. Wo es Schnittstellen gibt, nutzen wir sie.
05Was kostet das?
Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet. Raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar. Für die Umsetzung erhalten Sie ein eigenes Fixpreisangebot. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
06Gilt diese Seite auch für eine Praxis in Österreich?
Nur zum Teil. Deutsch sind die KBV-Vorgaben, § 203 StGB, § 393 SGB V mit dem C5-Testat, KIM und ePA, ebenso alle Statistiken und die beschriebenen Angebote der Praxissoftware auf dieser Seite. Die MDR und der EU AI Act gelten auch in Österreich. In Österreich gelten die DSGVO mit dem Datenschutzgesetz (DSG), § 54 Ärztegesetz 1998 und das Gesundheitstelematikgesetz 2012 mit ELGA. Ablauf und Preise sind dieselben. Welche Vorschriften Ihren Ablauf betreffen, prüfen wir je Projekt, bevor wir Patientendaten verarbeiten.
Robert Van YsendyckGründer und Geschäftsführer
Besprechen Sie Ihre Aufgabe mit uns. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.