Für Hausverwaltungen
Die Verwaltung, die keine neuen Mandate mehr nimmt
70 Prozent der deutschen Verwaltungen melden Überlastung, und rund 14 Prozent nehmen gar keine neuen Mandate mehr an (VDIV-Branchenbarometer 2025). Gleichzeitig hat ein Drittel der Eigentümergemeinschaften Schwierigkeiten, überhaupt eine Verwaltung zu finden. Die fehlende Kapazität kommt nicht vom Arbeitsmarkt. Sie kommt aus Arbeit, die niemand mehr von Hand machen sollte.
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70 %
der deutschen Verwaltungen melden Überlastung, ein Drittel davon stark
VDIV-Branchenbarometer 2025
14 %
der Verwaltungen nehmen überhaupt keine neuen Mandate mehr an
VDIV-Branchenbarometer 2025
68 %
der Verwaltungen erledigen Abrechnungs- und Standardaufgaben weiterhin in Microsoft Office
EBZ-Digitalisierungsstudie 2025
Die Lücke
Ihr ERP führt die Bücher. Die Stunden gehen in Postfach, Telefon und Tabellen.
casavi liefert den Assistenten Aurea, Aareon die Familie Aareon.ai, Immoware24 einen KI-Posteingang, und der österreichische Marktführer domizil+ bewirbt gar keine KI. Am wenigsten nativ abgedeckt ist die Kommunikationsebene: das Telefon, das Sammelpostfach, dieselben Mieter- und Eigentümerfragen jede Woche, dazu die Abrechnungsarbeit, die weiter in Office-Tabellen lebt. Genau das bauen wir.
Anfragen-Triage mit Antwortentwürfen
Mieter- und Eigentümeranfragen werden nach Objekt und Dringlichkeit sortiert, Routinefragen bekommen einen Entwurf im Ton Ihrer Verwaltung, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas rausgeht. Die Schadensmeldung um 22 Uhr wird erfasst, kategorisiert und dem richtigen Objektbetreuer vorgelegt, statt über Nacht im Sammelpostfach zu versinken.
Rechnungs- und Belegverarbeitung
Eingangsrechnungen werden erkannt, den Objekten und Konten zugeordnet und als Buchungsvorschlag ins ERP übergeben. Das ist genau der Teil, den 68 Prozent der Verwaltungen heute in Office-Tabellen erledigen, von Hand von einem System ins andere getragen.
Versammlungsvorbereitung
Unterlagen zusammengestellt, Einladungen fristgerecht vorbereitet, mit der dreiwöchigen Ladungsfrist im Blick, und Protokollentwürfe aus der Tagesordnung erstellt, alles zur Prüfung durch die Verwaltung. Die Versammlungssaison kollidiert nicht mehr mit der Abrechnungssaison auf denselben Schreibtischen.
Eigentümer-Reporting
Der Status je Objekt, die offenen Vorgänge und die anstehenden Fristen als regelmäßiger Bericht statt als Einzelanfrage, die einen Sachbearbeiter unterbricht. Eigentümer bekommen Antworten, bevor sie fragen, und Ihr Team behält den Fokus.
Datenschutz zuerst
Um den Mieterdatenschutz herum gebaut, nicht daran vorbei
Verwaltungen verarbeiten Mieterdaten im großen Stil, und die Branche hat ihr warnendes Beispiel: Das Verfahren gegen die Deutsche Wohnen lief seit 2019 und endete im Juni 2026 vor dem Landgericht Berlin mit einer bestätigten Verletzung und 900.000 Euro Bußgeld wegen nicht löschbarer Mieterdaten. Unser Setup beginnt bei dieser Lektion.
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Unterschrieben vor jedem Datenzugriff, mit Zugriff nur soweit für die Leistung erforderlich. Mieter- und Eigentümerdaten werden auf Vertragsbasis verarbeitet, nicht auf Vertrauensbasis.
Löschfristen von Anfang an
Nicht löschbare Mieterdaten waren der Kern des 900.000-Euro-Bußgelds gegen die Deutsche Wohnen. Aufbewahrungs- und Löschfristen sind Teil des Systemdesigns ab Tag eins, kein Aufräumprojekt für später.
EU-Hosting, und Ihre Daten trainieren nichts
Mieterdaten werden auf EU-Infrastruktur verarbeitet, oder auf Ihren eigenen Servern, wo es verlangt ist, und Modellanbieter werden so konfiguriert, dass nichts für Training verwendet wird. Was durch das System läuft, bleibt Eigentum Ihrer Verwaltung.
Die Maschine sagt, dass sie eine Maschine ist
Ab 2. August 2026 verlangt der EU AI Act, dass KI im Kontakt mit Mietern offenlegt, dass sie kein Mensch ist. Unsere tut das, ab dem ersten Satz, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt.
Wie Entwurf plus Freigabe funktioniert: unser Vorgehen im Detail →
So beginnt es
Gleiches Vorgehen, betriebsspezifischer Umfang
Erstgespräch
Kostenlos
30 Minuten über die Engpässe Ihres Betriebs. Rund ein Drittel dieser Gespräche endet mit dem Rat, dass KI noch nicht das richtige Werkzeug ist.
Prozess-Audit
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir erheben, wohin die Stunden wirklich gehen, vom Posteingang bis zum Fristenboard, und reihen die Use Cases nach Amortisation. Sie bekommen eine Shortlist mit erwartetem Aufwand, keinen Foliensatz.
Umsetzung
Fixpreis, steht namentlich im Angebot
Ein Prozess nach dem anderen, in 2 bis 4 Wochen im Tagesgeschäft, mit geschultem Team und einem Freigabeschritt überall dort, wo Kundendaten einen Entwurf verlassen.
Berechtigte Fragen
Was Hausverwaltungen uns zuerst fragen
Ersetzt das Mitarbeiter?
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Die Branche stößt Mandate ab, weil die Kapazität fehlt, nicht die Nachfrage; ein Drittel der Eigentümergemeinschaften findet kaum eine Verwaltung. Jede Stunde, die aus Abtippen und Weiterleiten zurückkommt, ist verwaltbare Fläche, bei rund 27 bis 42 Euro brutto je Einheit und Monat für neue WEG-Verträge (aktuelle Entgeltstudie).
Wir arbeiten mit casavi, Aareon, Immoware24 oder domizil+. Ersetzt das unsere Software?
Nein. Ihr ERP bleibt das führende System, und wo die KI-Funktionen Ihres Anbieters einen Fall abdecken, nutzen Sie sie; das sagen wir auch im Erstgespräch. Wir bauen die Ebene, die am wenigsten nativ abgedeckt ist: was per Telefon und Post ankommt, was zu Objekten und Konten sortiert werden muss, was Eigentümer immer wieder fragen. Wo Schnittstellen existieren, nutzen wir sie.
Dürfen Mieterdaten überhaupt in ein KI-System?
Nur unter Bedingungen, und genau dafür ist unser Setup gebaut: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, EU-Hosting, saubere Löschfristen, keine Trainingsnutzung, und eine menschliche Freigabe, bevor etwas Mieter oder Eigentümer erreicht. Der Fall Deutsche Wohnen, der im Juni 2026 mit 900.000 Euro Bußgeld wegen nicht löschbarer Mieterdaten endete, zeigt, was die Alternative kostet.
Was kostet das?
Das Audit beginnt bei 2.500 € und wird bei der Umsetzung voll angerechnet. Umsetzungen sind Fixpreise. Für den Marktvergleich haben wir veröffentlicht, was KI-Automatisierung tatsächlich kostet, mit Quellen, in unserem Blog. Zum Artikel mit allen Marktpreisen.
Sprechen Sie mit uns, bevor die Abrechnungssaison es tut
Ein 30-Minuten-Gespräch reicht, um zu sagen, ob Ihre Verwaltung einen Automatisierungsfall hat. Wenn nicht, sagen wir das.