Für Hausverwaltungen
Aufgaben in der Hausverwaltung automatisieren
Wir sortieren Anfragen, bereiten Antworten vor und übertragen Daten in Ihre Verwaltungssoftware. Ihr Team prüft die Ergebnisse und bearbeitet Sonderfälle.
30 Minuten, unverbindlich. Deutsch oder Englisch. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- 70 %
- der deutschen Verwaltungen melden Überlastung, ein Drittel davon starkVDIV-Branchenbarometer 2025
- 14 %
- der Verwaltungen nehmen überhaupt keine neuen Mandate mehr anVDIV-Branchenbarometer 2025
- 68 %
- der Verwaltungen erledigen Abrechnungs- und Standardaufgaben weiterhin in Microsoft OfficeEBZ-Digitalisierungsstudie 2025
Kurz gefasst
Wir sortieren Anfragen, bereiten Antworten vor und übertragen Daten in Ihre Verwaltungssoftware. Ihr Team prüft die Ergebnisse und bearbeitet Sonderfälle. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet.Zuletzt aktualisiert:
Die Lücke
Ihre Software führt die Bücher. Die Zeit steckt in Postfach, Telefon und Tabellen.
Die Stunden gehen an das Telefon, das Sammelpostfach und jede Woche dieselben Fragen von Mietern und Eigentümern, dazu an die Abrechnung, die noch in Office-Tabellen liegt. Genau das automatisieren wir. Die Software-Anbieter decken das am wenigsten ab: casavi bietet den Assistenten Aurea, Aareon die Produktfamilie Aareon.ai, Immoware24 einen KI-Posteingang, und der österreichische Marktführer domizil+ bewirbt gar keine KI.
Anfragen sortieren, Antworten vorbereiten
Anfragen von Mietern und Eigentümern gehen im Sammelpostfach unter. Die KI sortiert sie nach Objekt und Dringlichkeit und entwirft Antworten auf Routinefragen im Ton Ihrer Verwaltung. Ihr Team prüft und gibt frei, bevor etwas rausgeht. Die Schadensmeldung um 22 Uhr wird erfasst, eingeordnet und landet beim richtigen Objektbetreuer, statt über Nacht liegen zu bleiben.
Rechnungen und Belege
68 Prozent der Verwaltungen erledigen diesen Teil heute in Office-Tabellen und tragen die Daten von Hand von einem System ins andere. Die KI liest Eingangsrechnungen aus, ordnet sie Objekten und Konten zu und übergibt sie als Buchungsvorschlag an Ihre Verwaltungssoftware.
Versammlungen vorbereiten
Versammlungssaison und Abrechnungssaison landen auf denselben Schreibtischen. Die KI stellt die Unterlagen zusammen, bereitet die Einladungen rechtzeitig für die Ladungsfrist vor (in Österreich mindestens zwei Wochen, in Deutschland in der Regel drei) und entwirft das Protokoll aus der Tagesordnung. Die Verwaltung prüft alles.
Berichte für Eigentümer
Einzelanfragen von Eigentümern unterbrechen Ihre Sachbearbeiter. Ein regelmäßiger Bericht zeigt den Status je Objekt, offene Vorgänge und anstehende Fristen. Eigentümer haben die Antwort, bevor sie fragen, und Ihr Team kann konzentriert arbeiten.
Datenschutz zuerst
Mieterdatenschutz von Anfang an eingebaut
Verwaltungen verarbeiten viele Mieterdaten, und die Branche kennt ein warnendes Beispiel: Im Juni 2026 bestätigte das Landgericht Berlin den DSGVO-Verstoß der Deutsche Wohnen wegen nicht löschbarer Mieterdaten und setzte 900.000 Euro Bußgeld fest (noch nicht rechtskräftig). Genau hier setzt unser Aufbau an.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Wir unterschreiben ihn, bevor wir auf Daten zugreifen, und greifen nur auf das zu, was für die Leistung nötig ist. Mieter- und Eigentümerdaten verarbeiten wir auf Vertragsbasis, nicht auf Vertrauensbasis.
- Löschfristen von Anfang an
- Beim Bußgeld von 900.000 Euro gegen die Deutsche Wohnen ging es um Mieterdaten, die sich nicht löschen ließen. Wir planen Aufbewahrungs- und Löschfristen ab Tag eins ein, nicht als Aufräumprojekt für später.
- EU-Hosting, kein Training mit Ihren Daten
- Mieterdaten werden auf EU-Infrastruktur verarbeitet oder, wo verlangt, auf Ihren eigenen Servern. Wir stellen die Modellanbieter so ein, dass nichts für Training verwendet wird. In typischen EU-Projekten nutzen wir die Modelle über AWS Bedrock und Azure OpenAI in EU-Regionen. Ihre Daten bleiben in Ihren Konten.
- Die KI sagt, dass sie eine KI ist
- Seit 2. August 2026 verlangt der EU AI Act, dass KI im Kontakt mit Mietern offenlegt, dass sie kein Mensch ist. Unsere tut das im ersten Satz, und Ihr Team prüft und gibt frei, bevor etwas das Haus verlässt.
Zusammenarbeit
So läuft Ihr Projekt ab
Erstgespräch
Kostenlos
In 30 Minuten besprechen wir Ihre Aufgabe. Wir prüfen, ob KI sinnvoll ist und welche nächsten Schritte infrage kommen.
Probelauf
ab 2.500 € · wird bei der Umsetzung angerechnet
Wir prüfen den Ablauf anhand Ihrer Daten. Sie erhalten eine Einschätzung zu Aufwand, Kosten und möglichen Einsparungen.
Umsetzung
Fixpreis nach Angebot
Wir richten einen Ablauf ein und testen ihn mit Ihrem Team. Meist dauert das zwei bis vier Wochen. Schulung, Dokumentation und vereinbarte Freigaben gehören dazu.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Was Hausverwaltungen uns zuerst fragen
01Ersetzt das Mitarbeiter?
Nein, das ist nicht das Ziel. Verwaltungen geben Mandate ab, weil ihnen die Kapazität fehlt, nicht die Nachfrage; ein Drittel der Eigentümergemeinschaften findet kaum eine Verwaltung. Jede Stunde, die Sie beim Abtippen und Weiterleiten sparen, schafft Platz für weitere Einheiten, bei rund 27 bis 42 Euro brutto je Einheit und Monat für neue WEG-Verträge (aktuelle Entgeltstudie).
02Wir arbeiten mit casavi, Aareon, Immoware24 oder domizil+. Ersetzt das unsere Software?
Nein. Ihre Verwaltungssoftware bleibt das führende System. Wo die KI-Funktionen Ihres Anbieters einen Fall abdecken, nutzen Sie diese; das sagen wir auch im Erstgespräch. Wir automatisieren, was dort am wenigsten abgedeckt ist: was per Telefon und Post ankommt, was Objekten und Konten zugeordnet werden muss, was Eigentümer immer wieder fragen. Wo es Schnittstellen gibt, nutzen wir sie.
03Dürfen Mieterdaten überhaupt in ein KI-System?
Nur unter Bedingungen, und genau darauf ist unser Aufbau ausgelegt: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, EU-Hosting, saubere Löschfristen, keine Nutzung für Training, und Ihr Team prüft und gibt frei, bevor etwas Mieter oder Eigentümer erreicht. Das Urteil gegen die Deutsche Wohnen vom Juni 2026, 900.000 Euro Bußgeld wegen nicht löschbarer Mieterdaten (noch nicht rechtskräftig), zeigt, was die Alternative kostet.
04Was kostet das?
Der Probelauf kostet ab 2.500 € und wird bei der Umsetzung vollständig angerechnet. Raten wir schriftlich von der Automatisierung ab, erstatten wir das Honorar. Für die Umsetzung erhalten Sie ein eigenes Fixpreisangebot. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
Robert Van YsendyckGründer und Geschäftsführer
Besprechen Sie Ihre Aufgabe mit uns. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos.