ChatGPT für Unternehmen: DSGVO, Lizenzen und Kosten für KMU

Der rechtliche Rahmen. Die DSGVO verbietet kein bestimmtes Werkzeug. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert einen festgelegten Zweck, eine Rechtsgrundlage und die Erfüllung der Informationspflichten. Handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter, verlangt Artikel 28 einen verbindlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO, Artikel 5, 6, 13 und 28). Geben Beschäftigte ausschließlich Texte ohne Personenbezug ein, werden die DSGVO-Fragen deutlich kleiner; Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnisse bleiben.

Auftragsverarbeiter oder nicht. Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens, verlangt Artikel 28 Absatz 3 DSGVO einen Vertrag mit diesem Auftragsverarbeiter. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden beschreiben dieses Verhältnis als häufigen Fall bei KI-Anwendungen aus der Cloud und halten fest, dass dann eine Vereinbarung nach Artikel 28 Absatz 3 abzuschließen ist (DSK-Orientierungshilfe „KI und Datenschutz“, Version 1.0, Mai 2024). Deshalb kommt es auf den Tarif an: Ein AVV wird für die Unternehmensdienste angeboten, nicht für ein privates Konto.

Schweiz. Schweizer Unternehmen arbeiten unter dem Datenschutzgesetz, das die Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter in Artikel 9 ebenfalls regelt (DSG auf Fedlex). Laut dem DPA von OpenAI schließen Kunden mit Sitz im EWR oder in der Schweiz den Vertrag mit OpenAI Ireland Ltd. (OpenAI DPA, gültig seit 1. Januar 2026).

Dieser Beitrag beschreibt die veröffentlichten Bedingungen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Der folgende Vergleich wurde am 2. Oktober 2026 auf den Seiten von OpenAI geprüft. Die Preise sind wie veröffentlicht in US-Dollar angegeben; OpenAI weist darauf hin, dass Preise je nach Land und Währung abweichen können, Steuern kommen hinzu. Prüfen Sie jede Zahl vor der Bestellung auf der verlinkten Seite.

Die Tabelle vergleicht fünf Nutzungswege von ChatGPT nach veröffentlichtem Preis, Training mit Ihren Inhalten, Verfügbarkeit eines AVV und Datenresidenz.

Quellen der Tabelle. Die Preise für Plus stammen aus What is ChatGPT Plus?, die Preise und die Mindestzahl von zwei Plätzen für Business aus ChatGPT Business: Overview. Die Angaben zu Training und AVV stammen aus OpenAI Enterprise Privacy, die Angaben zur Datenresidenz aus Data residency and inference residency for ChatGPT.

Preise für Enterprise und API. Die geprüften Hilfeseiten nennen keinen Listenpreis für Enterprise; OpenAI verweist an den Vertrieb. Ein Business-Abonnement enthält keine API-Nutzung. Die API wird getrennt nach Verbrauch abgerechnet (OpenAI-API-Preise).

Training. OpenAI erklärt, Daten aus ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API-Plattform standardmäßig nicht für das Training seiner Modelle zu verwenden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich zustimmt, etwa über Feedbackfunktionen. Bei den persönlichen Tarifen ist es umgekehrt: Die Person muss das Training abschalten. OpenAI ergänzt, dass eine Bewertung mit Daumen hoch oder Daumen runter in einem persönlichen Konto die gesamte Unterhaltung für das Training verfügbar machen kann, auch nach dem Abschalten.

Zugriff und Aufbewahrung. In ChatGPT Business können Administratoren des Arbeitsbereichs die Unterhaltungen der Mitglieder einsehen, exportieren und löschen. OpenAI gibt an, gelöschte oder nicht gespeicherte Unterhaltungen innerhalb von 30 Tagen aus seinen Systemen zu entfernen, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz der Dienste oder Dritter erforderlich ist.

Wer bei OpenAI Inhalte sehen kann. Für Business nennt OpenAI autorisierte Beschäftigte für Support, Missbrauchsuntersuchung und rechtliche Pflichten sowie spezialisierte, zur Vertraulichkeit verpflichtete Auftragnehmer, die auf Missbrauch prüfen. Unternehmensdaten können außerdem automatische Klassifikatoren durchlaufen. Das gehört in das eigene Verarbeitungsverzeichnis und in die Information der betroffenen Personen.

Was Datenresidenz abdeckt. Datenresidenz betrifft den Ort, an dem erfasste Kundeninhalte gespeichert werden; Europa ist als EWR plus Schweiz definiert. OpenAI zählt Daten auf, die weiterhin außerhalb der Region gespeichert oder verarbeitet werden können, darunter Metadaten des Arbeitsbereichs, Abrechnungsdaten, Anmeldedaten und Daten, die an externe Integrationen wie die Websuche oder verbundene Apps gehen. Wer Speicherung in Europa benötigt, sollte die Berechtigung vor Vertragsschluss mit OpenAI klären, denn die Seite beschreibt sie für Enterprise, Edu und die API.

Die folgenden Schritte stehen an, bevor ein Team das erste Unternehmenskonto erhält:

1. Tarif mit Vertrag wählen. Nutzen Sie einen Tarif, für den ein AVV angeboten wird, und schließen Sie ihn über das DPA-Formular von OpenAI ab. Lesen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter und die Regelungen zu Übermittlungen in Drittländer (DSGVO, Artikel 44 bis 49).
2. Unternehmenskonten bereitstellen. Die deutschen Aufsichtsbehörden empfehlen, dass Arbeitgeber Konten und Geräte für die berufliche Nutzung bereitstellen, damit Beschäftigte nicht mit privaten Konten arbeiten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlage festlegen. Nehmen Sie die Nutzung in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf und aktualisieren Sie die Datenschutzinformationen für Kunden und Beschäftigte.
4. Risiko bewerten. Führen Sie eine Vorabprüfung des Risikos durch. Ist ein hohes Risiko wahrscheinlich, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO erforderlich; die Aufsichtsbehörden erwarten das bei KI-Anwendungen in vielen Fällen.
5. Interne Richtlinie schreiben. Legen Sie fest, welche Aufgaben erlaubt sind, welche Daten ausgeschlossen sind, wer Ergebnisse prüft und wer Fragen beantwortet.
6. Arbeitsbereich konfigurieren. Stellen Sie die Aufbewahrungsdauer ein, entscheiden Sie, welche verbundenen Apps erlaubt sind und ob die Websuche erlaubt ist, und beschränken Sie das Teilen eigener GPTs.
7. KI-Kompetenz fördern. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 Maßnahmen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz bei Personal und anderen im Auftrag handelnden Personen unterstützen (Änderungsverordnung, Artikel 1 Nummer 5). Eine kurze, rollenbezogene Einweisung in das tatsächlich genutzte Werkzeug mit einer Teilnahmeliste ist ein praktikabler Weg.

Betriebsrat. Für Deutschland weisen die Aufsichtsbehörden darauf hin, dass die Einführung einer KI-Anwendung Mitbestimmungsrechte auslösen kann. Beziehen Sie eine vorhandene Arbeitnehmervertretung früh ein.

Eine Richtlinie wird eher befolgt, wenn sie konkrete Kategorien nennt und nicht nur von „sensiblen Daten“ spricht.

Die folgenden Inhalte gehören nicht in Eingaben, solange das Unternehmen den Anwendungsfall nicht ausdrücklich geprüft und freigegeben hat:

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen.
• Bewerbungs- und Personalakten, Beurteilungen und Gehaltsdaten.
• Kunden- oder Patientenunterlagen mit Namen, Kontaktdaten oder Kontonummern.
• Passwörter, API-Schlüssel und andere Zugangsdaten.
• Unterlagen, die einem Berufsgeheimnis oder einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegen.
• Inhalte Dritter, die das Unternehmen nicht weitergeben darf.

Ausgaben. Die Richtlinie sollte auch die Ergebnisse regeln. Erzeugte Texte können falsch oder unvollständig sein. Eine fachkundige Person prüft Fakten, Zahlen und rechtliche Aussagen, bevor etwas das Unternehmen verlässt. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für eine Person sollten nicht allein dem Werkzeug überlassen werden (DSGVO, Artikel 22).

Wofür ein Abonnement geeignet ist. Ein Chat-Arbeitsbereich passt zu wechselnder Einzelarbeit: entwerfen, zusammenfassen, umformulieren, recherchieren. Die Person entscheidet jedes Mal, was hineinkommt und was mit der Antwort geschieht. Diese Flexibilität ist zugleich die Grenze: Jede Eingabe hängt vom Urteil der einzelnen Person ab.

Anzeichen für einen Prozess. Eine Aufgabe ist als Workflow besser aufgehoben, wenn sie in gleicher Struktur wiederkehrt, wenn die Eingabe aus einem System und nicht aus der Zwischenablage kommt, wenn das Ergebnis in ein Zielsystem geschrieben werden muss oder wenn eine bestimmte Person freigeben muss, bevor etwas versendet wird. Typische Beispiele sind das Sortieren des Posteingangs, das Auslesen von Feldern aus Dokumenten oder Antworten aus einer internen Wissensbasis mit Quellenangabe.

Was sich technisch ändert. Ein Workflow ruft das Modell mit festen Anweisungen über die API auf. Das Unternehmen legt vorab fest, welche Felder übermittelt werden, kann personenbezogene Daten vor dem Aufruf entfernen oder maskieren, protokolliert jeden Lauf und ordnet einen Freigabeschritt zu. Abgerechnet wird dann nach Verbrauch statt pro Platz. Ob das günstiger ist, hängt vom Volumen und vom Aufwand für Umsetzung und Betrieb ab; es muss im Einzelfall gerechnet werden.

Diese Seiten behandeln die Themenübersicht, zwei angrenzende Rechtsfragen und die passende Leistung:

• KI-Automatisierung für KMU: Überblick
• EU AI Act für KMU: Fragen vor der Einführung von KI
• KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was KMU nach dem Omnibus tun müssen
• KI-Wissensassistenten mit Quellen und Berechtigungen

Um einzuordnen, ob eine Aufgabe in einen Chat-Arbeitsbereich oder in einen Workflow gehört, reichen zunächst die Aufgabe, die betroffenen Daten und die beteiligten Systeme. Mit modernagents besprechen.