Für Handwerksbetriebe
Aus einem Anruf wird ein klarer Rückrufauftrag
Während Ihr Team auf der Baustelle arbeitet, brauchen Anfragen trotzdem einen Zuständigen. Wir helfen, Anliegen aufzunehmen, die Übergabe zu prüfen und das Nachfassen bei Angeboten vorzubereiten. Preise, Termine und Zusagen bleiben unter Ihrer Kontrolle.
30 Minuten, unverbindlich. Deutsch oder Englisch. Beim Klick wird Cal.com (USA) geladen; das Gespräch läuft über Google Meet. Lieber zuerst schreiben? Fragen Sie per E-Mail. Den Vertragsentwurf zur Datenverarbeitung (AVV) und die AGB senden wir auf Wunsch mit.
- Erfassen
- Anliegen, Rückrufnummer und Einsatzort aufnehmen; Korrekturen mit dem Anrufer bestätigen.Vorgeschlagener Ablauf · Schritt 1 von 3
- Prüfen
- Zuständigkeit und Einsatzgebiet klären; ungewisse Angaben kennzeichnen.Vorgeschlagener Ablauf · Schritt 2 von 3
- Zuweisen
- Eine Rückrufaufgabe anlegen und prüfen, ob sie bei einem benannten Zuständigen angekommen ist.Vorgeschlagener Ablauf · Schritt 3 von 3
Kurz gefasst
Wir helfen, Anliegen aufzunehmen, die Übergabe zu prüfen und das Nachfassen bei Angeboten vorzubereiten. Preise, Termine und Zusagen bleiben unter Ihrer Kontrolle. Bringen Sie eine wiederkehrende Anfrage und Ihre bisherige Software mit.Zuletzt aktualisiert:
Die fehlende Verbindung finden
Mit Ihrer bestehenden Software anfangen
Vielleicht löst eine vorhandene Telefon- oder Aufgabenfunktion das Problem bereits. Wir prüfen zuerst Ihre Lizenzen, verfügbaren Anbindungen und den täglichen Ablauf. Eine individuelle Umsetzung lohnt sich, wenn eine notwendige Übergabe fehlt und der Nutzen die Kosten trägt.
Telefonannahme mit klaren Grenzen
Name, Kontakt, Ort und Anliegen erfassen. Einen gewünschten Rückrufzeitraum von einem bestätigten Termin unterscheiden. Keine Technikerzusage und keine Ferndiagnose aus einem ungeprüften Gespräch ableiten.
Rückrufaufgaben, die jemanden erreichen
Für jedes Anliegen einen Zuständigen und einen Ersatzweg vereinbaren. Fällt das Zielsystem aus, nur die vereinbarten Angaben sichern, den Fehler kennzeichnen und den vorgesehenen Ersatzweg nutzen.
Bei Angeboten mit Freigabe nachfassen
Vor einem Entwurf prüfen, ob das Angebot noch offen ist. Bei Antwort oder Statusänderung pausieren. Ihr Team gibt Nachricht, Preis und Bedingungen frei; die KI erfindet keine Rabatte oder Fristen.
Unterlagen dem richtigen Auftrag zuordnen
Dokumentbezeichnungen und Projektzuordnungen vorbereiten. Ähnliche Namen, unklare Adressen und fehlende Projektnummern vor der Ablage prüfen lassen. Ein geordneter Ordner allein erfüllt noch keine Rechtspflichten.
Eine Anbindung, die Ihr Team betreiben kann
Den konkreten Datenzugang, den Export oder die unterstützte Anbindung prüfen, bevor eine Verbindung zugesagt wird. Festhalten, wer Zugänge, Rechte und Änderungen der Fachsoftware betreut.
An echter Büroarbeit messen
Typische Anrufe und Ausnahmen testen. Richtige Zuordnungen, versäumte Rückrufe und Prüfzeit mit dem bisherigen Ablauf vergleichen. Unvollständige Anfragen und Nacharbeit zählen ebenso wie gelungene Übergaben.
Betriebsregeln
Festlegen, was der Assistent sagen und tun darf
Ein Betrieb in Österreich, Deutschland oder der Schweiz braucht Regeln, die zu Kunden, Software und Einsatzgebiet passen. Wir dokumentieren den Ablauf; länderspezifische Rechtsfragen brauchen die passende Prüfung.
- Klare Vorstellung und Datenwege
- Eine abgestimmte KI-Vorstellung verwenden und festhalten, welche Angaben erhoben, wohin sie übertragen und wann sie gelöscht werden. Eine Aufzeichnung separat prüfen; sie ist keine Grundvoraussetzung für die Annahme.
- Dringende Anliegen haben einen festen Weg
- Vom Betrieb freigegebene Formulierungen und festgelegte Wege zur Weitergabe an einen Menschen nutzen. Dringende Fälle mit erfundenen Testdaten und ohne echte Notrufnummern prüfen. Ein unbesetzter Notdienst darf nicht als erreichbar dargestellt werden.
- Zusagen bleiben kontrolliert
- Termine, Preise, Einsätze und Vertragsänderungen benötigen eine berechtigte Quelle und die vereinbarte Freigabe. Eine aufgenommene Anfrage ist noch keine bestätigte Buchung.
- Zugriff nach Zuständigkeit
- Zugriff auf Kunden- und Projektdaten begrenzen, Verantwortlichkeiten mit Dienstleistern klären und Ausfälle testen. Der Hostingstandort allein belegt keine Rechtskonformität.
Zusammenarbeit
Einen vollständigen Büroablauf testen
Erstgespräch
Kostenlos
Bringen Sie eine wiederkehrende Anfrage und Ihre bisherige Software mit. Wir klären die fehlende Übergabe und prüfen vorhandene Funktionen.
Probelauf
ab 2.500 €
Eine Auswahl typischer Anfragen, die Prüfkriterien und die Kostenannahmen vereinbaren. Das Honorar wird bei der Umsetzung angerechnet; für Anrechnung und etwaige Erstattung gelten das schriftliche Angebot und die Bedingungen.
Umsetzung
Fixpreis im Angebot
Anbindung, Freigaben, Tests und Übergabe an Ihr Team vor dem Start festlegen. Liefertermin sowie laufender Betrieb oder Betreuung werden gesondert vereinbart.
Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. 30 Minuten per Video · kostenlos und unverbindlich
Berechtigte Fragen
Was Handwerksbetriebe zuerst fragen
01Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Standardmäßig gibt Ihr Team jede Nachricht frei, bevor sie an Kunden geht. Ein falscher Entwurf fällt also vor dem Versand auf. Das System protokolliert jeden Entwurf und jede Freigabe. Geht trotzdem etwas Falsches hinaus, zeigt das Protokoll, welcher Entwurf freigegeben wurde, und wir korrigieren den Ablauf. Leistet das Ergebnis nicht, was im Angebot steht, bessern wir kostenlos nach.
02Sollten wir bei unserer Handwerkersoftware anfangen?
Ja. Prüfen Sie deren Telefon-, Aufgaben- und Angebotsfunktionen an Ihren tatsächlichen Fällen. Unser begleitender Artikel verlinkt offizielle Beispiele von HERO und Plancraft. Ein zusätzliches Werkzeug oder eine individuelle Anbindung kommt dort infrage, wo der vorhandene Ablauf nicht ausreicht.
03Kann der Assistent Termine buchen?
Nur wenn die gewählte Lösung die nötigen Kalenderprüfungen und Buchungsregeln unterstützt und diese die vereinbarten Prüfungen bestehen. Sonst erfasst er einen Wunschtermin und legt eine Rückrufaufgabe an. Er muss klar sagen, welches Ergebnis vorliegt.
04Versteht er Anrufer aus allen Regionen?
Testen Sie regionale Aussprache, Straßennamen, Hintergrundgeräusche und nachträgliche Korrekturen. Eine Anbieterdemo ist kein Beleg für Ihr Einsatzgebiet. Unklare Angaben müssen bestätigt oder an einen Menschen übergeben werden.
05Kann er automatisch an Angebote erinnern?
Beginnen Sie mit geprüften Entwürfen. Späteres automatisches Senden braucht klare Bedingungen, einen aktuellen Angebotsstatus, eine passende Grundlage für die Kontaktaufnahme und eine Stoppregel bei Antworten oder Auftragsänderungen.
06Was passiert bei einem Ausfall der Bürosoftware?
Der Ablauf soll die gescheiterte Übergabe melden und den vereinbarten Ersatzweg nutzen. Er darf keine Aufgabe oder Buchung bestätigen, bevor das Zielsystem sie bestätigt hat. Das gehört in die Abnahme.
07Wie prüfen wir, ob sich das rechnet?
Messen Sie vor und während des Probelaufs eine typische Auswahl von Anfragen. Vergleichen Sie brauchbare Übergaben, Prüfzeit und Betriebskosten. Einrichtung, Telefonie und Wartung gehören dazu; die monatliche Softwaregebühr allein genügt nicht. Die Umsetzung eines einzelnen, abgegrenzten Ablaufs kostet rund 3.000 bis 5.000 €. Projekte mit mehreren Abläufen und Systemen kosten mehr; den Fixpreis nennt Ihr Angebot, bevor die Arbeit beginnt. Die laufende Betreuung kostet ab 250 € pro Monat je Ablauf. Zum Artikel mit den Kostenbeispielen. Mit eigenen Zahlen rechnen.
Robert Van YsendyckGründer und Geschäftsführer
Bringen Sie ein Beispiel mit. Wir prüfen die Übergabe und ob ein vorhandenes Werkzeug sie bereits abdeckt.