KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was KMU nach dem Omnibus tun müssen

Nach Angaben der Bundesnetzagentur gilt die Kompetenzpflicht seit dem 2. Februar 2025. Die Behörde nennt als Änderung die Verordnung (EU) 2026/1744 mit Inkrafttreten am 27. Juli 2026.

Die geänderten Hinweise der Kommission beschreiben eine Pflicht, die Entwicklung von Kompetenz zu unterstützen, ohne ein bestimmtes oder ausreichendes Niveau einzelner Personen vorzuschreiben. Daraus ergibt sich eine praktische Unterscheidung: Organisieren Sie passende Maßnahmen und deren Nachbereitung, statt zu versprechen, dass eine Teilnahme die Kompetenz einer Person garantiert.

Die Quellenfassungen stimmen nicht vollständig überein. Die RTR-Hinweise zu Betreiberpflichten verwenden weiterhin die ältere Formulierung zum ausreichenden Niveau. Behandeln Sie dies als Widerspruch zwischen Quellenständen. Verbinden Sie die ältere Formulierung nicht mit neueren Daten zu einem vermeintlich gesicherten Gesetzeswortlaut.

Beschaffen Sie vor einem wörtlichen Zitat in einer Richtlinie oder einem Vertrag die lesbare verkündete Änderung und den konsolidierten Text. Prüfen Sie den Wortlaut in der ursprünglichen Verordnung und der Änderungsverordnung. Behördliche Fragen und Antworten sind eine Orientierung, nicht das Gesetz selbst.

Die Kompetenzhinweise der Bundesnetzagentur beziehen Anbieter und Betreiber unabhängig von Wirtschaftszweig und Organisationsgröße ein, einschließlich allgemein verwendbarer Chatbots. Die Hinweise zum Anwendungsbereich unterscheiden jedoch auch private Nutzung und räumliche Geltung. Eine weltweite Aussage, jedes Unternehmen mit irgendeinem Chatbot habe dieselbe Pflicht, wäre zu weitgehend.

Beschreiben Sie für Ihre interne Prüfung die Rolle der Organisation und den tatsächlichen Einsatz. Wer wählt das System aus, wer liefert Informationen, wer prüft Antworten und wer gibt eine Aktion frei? Berücksichtigen Sie bei der Zielgruppe auch Personen, die in Ihrem Auftrag arbeiten. Geben Sie unklare Fragen zum Anwendungsbereich an die für die rechtliche Prüfung zuständige Person weiter.

Wir empfehlen eine konkrete Bestandsaufnahme. Schreiben Sie statt „Büro-KI“ beispielsweise „bereitet Antworten aus freigegebenen Serviceanweisungen vor“ oder „überträgt Felder aus bereitgestellten Dokumenten“. Ergänzen Sie Systemverantwortliche und Nutzer.

Beziehen Sie informelle Nutzungen in das Gespräch ein. Fragen Sie Beschäftigte, welche Aufgaben sie bereits versuchen und wo Unsicherheit besteht. Entscheiden Sie anhand der Antworten, wo Einweisung nötig ist, wo eine Regel fehlt und was außerhalb des erlaubten Ablaufs bleiben soll. Eine leere Bestandsliste ist kein Nachweis dafür, dass niemand Unterstützung benötigt.

Beginnen Sie mit den Entscheidungen im Arbeitsalltag. Wer einen Entwurf erstellt, sollte Quelle und fehlende Angaben erkennen. Wer ihn freigibt, sollte prüfen, welche Zusage das Unternehmen damit macht. Die IT braucht einen verständlichen Weg für Konfigurationsfragen und Fehlermeldungen. Die Geschäftsführung sollte entscheiden, welche Nutzung erlaubt ist und wer offene Probleme übernimmt.

Nutzen Sie die folgende Tabelle für die Lernplanung. Passen Sie die Übungen an erlaubte Aufgaben und vorhandene Kenntnisse an.

Vermitteln Sie gemeinsam die Grundlagen zu erlaubten Werkzeugen, Eingaben, Quellen und Eskalation. Variieren Sie danach die Tiefe je Rolle. Bürokräfte müssen keine technische Architektur auswendig lernen, wenn zunächst das Erkennen einer fehlenden Freigabe nötig ist. Umgekehrt belegt technische Erfahrung nicht automatisch die Kenntnis Ihrer betrieblichen Regeln.

Verwenden Sie eine synthetische Serviceanfrage. Im bereitgestellten Fall hat der Kunde einen Termin angefragt, die Buchung wurde noch nicht genehmigt und der Kontakt muss vor einer Antwort geprüft werden. Der absichtlich falsche Entwurf bestätigt den Termin und verwendet einen ungeprüften Empfänger.

Bitten Sie die teilnehmende Person, die unbelegte Aussage zu markieren, die maßgebliche Information zu benennen und den nächsten Schritt festzulegen. Erwartet wird, die vorgeschlagene Bestätigung anzuhalten, den Empfänger zu prüfen und eine Buchungsentscheidung einzuholen. Eine rein sprachliche Überarbeitung erfüllt das Ziel dieser Übung nicht.

Besprechen Sie die Entscheidung in gewöhnlicher Sprache. Welcher Satz enthält eine Zusage? Welche Quelle würde diese Zusage rechtfertigen? Wer kann die Lücke klären? Bleiben Sie beim vorgelegten Fall, statt daraus ein allgemeines Quiz zu KI-Begriffen zu machen.

Wiederholen Sie die Übung bei Bedarf mit einer veränderten Einzelheit. Der Termin könnte genehmigt sein, während der Empfänger ungeklärt bleibt. Die teilnehmende Person soll die neuen Belege prüfen, statt eine auswendig gelernte Ablehnung zu wiederholen. Halten Sie fest, ob die Anweisungen geholfen haben und welche Erklärung fehlte.

Nutzen Sie das Ergebnis, um Unterstützungsbedarf zu erkennen. Legen Sie Prüfkriterien und Schulungsdauer passend zur Aufgabe fest und prüfen Sie anwendbare gesetzliche Vorgaben, bevor Sie die Übung als verpflichtend bezeichnen. Der Beitrag zu Entwurf und Freigabe vertieft die betriebliche Prüfung.

Die Kommission erklärt, dass kein Zertifikat nötig ist und interne Aufzeichnungen zu Schulungen oder Anleitungen möglich sind. Die Bundesnetzagentur empfiehlt die Dokumentation von Maßnahmen, Inhalt, Zeit und Teilnehmenden sowie Evaluation und Auffrischung. Die folgenden Felder übertragen diese Hinweise in eine freiwillige betriebliche Vorlage.

Verweisen Sie möglichst auf kontrolliert abgelegte Beispiele. Eine Aufzeichnung muss nicht sämtliche während der Einweisung verwendeten Geschäftsunterlagen wiedergeben. Legen Sie fest, wer die Aufzeichnung sehen darf und wo sie in Ihrer vorhandenen Dokumentenverwaltung abgelegt wird.

Dokumentieren Sie unvollständige Aktivitäten wahrheitsgemäß. Wenn eine Quelle fehlte und die Übung deshalb nicht abgeschlossen wurde, halten Sie das fest und vergeben Sie die Klärung. Stellen Sie geplante Inhalte nicht als durchgeführt dar. Bestimmen Sie die passende Aufbewahrungsfrist und den Umgang für Ihre Organisation gesondert.

Die Antwort der Kommission zu Zertifikaten ist eindeutig: Es ist keines erforderlich. Dadurch wird nicht jeder Kurs ungeeignet. Die Auswahl sollte sich aber am Bezug zur Arbeit orientieren, statt das Zertifikat mit der Pflicht selbst gleichzusetzen.

Fragen Sie, ob die Unterlagen Ihre erlaubten Aufgaben behandeln, rechtliche Hinweise von Empfehlungen unterscheiden und einen Umgang mit offenen Fragen vorsehen. Lassen Sie erläutern, wie Änderungen an Systemen oder Anweisungen berücksichtigt werden. Ein allgemeiner Vortrag kann zur Einführung beitragen. Entscheiden Sie dennoch, welche Anleitung am Arbeitsplatz zusätzlich gebraucht wird.

Bei modernagents gehört die Teamschulung zur Umsetzung, wie in den Unternehmensangaben beschrieben. Planen Sie die Einweisung gemeinsam mit Ablauf, Quellenregeln und Freigabeprozess.

Die Fragen und Antworten der Kommission nennen in einer Antwort zur Durchsetzung den 3. August 2026, in der folgenden den 2. August 2026. Prüfen Sie das anwendbare Datum anhand des Gesetzestexts und der nationalen Umsetzung, bevor Sie eine dieser Angaben als Frist verwenden.

Dieselben Kommissionshinweise beschreiben mögliche nationale Sanktionen und Durchsetzungsmaßnahmen unter Berücksichtigung nationalen Rechts und der Verhältnismäßigkeit. Prüfen Sie die anwendbaren nationalen Bußgeldvorschriften. Allgemeine Höchstbußgelder des AI Act dürfen nicht als automatische Sanktion für eine fehlende Kompetenzmaßnahme dargestellt werden.

Prüfen Sie für einen österreichischen oder deutschen Einsatz die aktuellen Durchführungsvorschriften, die zuständige Durchsetzungsbehörde und den anwendbaren Sanktionsweg. Eine Stelle ist nicht allein deshalb für Ihren Fall als Durchsetzungsbehörde belegt, weil sie Informationen veröffentlicht. Lassen Sie diese Fragen rechtlich prüfen, statt die Lücken mit Aussagen eines Kursanbieters zu füllen.

Benennen Sie eine verantwortliche Person für Arbeitsanweisungen und offene Fragen. Prüfen Sie die Unterlagen, wenn Aufgabe, erlaubte Daten, System oder Freigabeprozess geändert werden. Planen Sie neue Beschäftigte und Vertretungen mit ein. Prüfen Sie, ob besondere Vorgaben zur Auffrischung für Ihre Organisation gelten.

Bringen Sie wiederkehrende Unsicherheit in das Projekt zurück. Wenn Beschäftigte die aktuelle Quelle nicht erkennen können, verbessern Sie Kennzeichnung und Zuständigkeit. Ist die Freigaberegel mehrdeutig, lassen Sie sie durch die fachlich verantwortliche Person klären. Weitere Einweisung sollte nicht zur dauerhaften Antwort auf einen undefinierten Prozess werden.

Nutzen Sie den Leitfaden zur KI-Richtlinie, um Entscheidungen in Anweisungen zu übertragen. Der übergreifende AI-Act-Leitfaden bietet Kontext. Beginnen Sie die KI-Einführung mit einer dokumentierten Aufgabe, einer zuständigen Person und einem Fall, der den Unterstützungsbedarf sichtbar macht.