KI in der Steuerkanzlei: Verschwiegenheit, DSGVO und Mandantenfreigabe

Österreich. Nach § 80 Abs. 1 WTBG 2017 sind Berufsberechtigte zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet. Abs. 2 erstreckt die Pflicht auf persönliche Umstände sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Die Pflicht entfällt unter anderem, wenn der Auftraggeber den Berufsberechtigten ausdrücklich von dieser Pflicht entbunden hat (Abs. 4 Z 2). Abs. 5 erstreckt die Bestimmungen auf Erfüllungsgehilfen, Gesellschafter und Berufsanwärter. Ob ein Cloud- oder KI-Anbieter als Erfüllungsgehilfe gilt, regelt § 80 nicht ausdrücklich. Klären Sie diese Frage für Ihre Kanzlei mit Ihrer Berufsvertretung oder einer Rechtsberatung. § 80 WTBG 2017 im RIS.

Deutschland. § 57 Abs. 1 StBerG verpflichtet Steuerberater zur Verschwiegenheit über alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Ausgenommen sind nur offenkundige Tatsachen und Tatsachen, die keiner Geheimhaltung bedürfen. § 57 StBerG.

Dienstleister in Deutschland. § 62a StBerG regelt die Nutzung externer Dienstleister. Die Kanzlei darf Dienstleistern Zugang zu geschützten Tatsachen geben, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Sie muss den Dienstleister sorgfältig auswählen. Der Vertrag braucht Textform und muss den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichten. Der Dienstleister darf sich nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es für den Vertrag erforderlich ist. Bei Diensten im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dort dem Schutz im Inland vergleichbar sein. Die Vorschriften zum Datenschutz bleiben unberührt (Abs. 8). § 62a StBerG.

Datenschutz zusätzlich. Die DSGVO gilt neben dem Berufsrecht. Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung des Stands der Technik. DSGVO auf EUR-Lex.

Der AI Act definiert den Betreiber als Person oder Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer bei persönlicher, nicht beruflicher Nutzung. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Begriffsbestimmungen in Art. 3.

Eine Kanzlei, die ein Chatwerkzeug oder eine Funktion in BMD oder DATEV beruflich nutzt, ist deshalb in der Regel Betreiber. Die Rolle kann sich ändern, wenn die Kanzlei ein eigenes System unter eigenem Namen anbietet, zum Beispiel einen Assistenten für Mandanten. Als Betreiber gilt für Sie unter anderem Art. 4 zur KI-Kompetenz. Unser Beitrag zur KI-Kompetenz nach Art. 4 zeigt, wie Sie das in einem kleinen Team umsetzen. Die Fristen nach dem Digital Omnibus fasst der Beitrag zum EU AI Act für KMU zusammen.

Kanzleiweite Werkzeuge. Ein KI-Werkzeug, das die ganze Kanzlei nutzt, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und geprüften Sicherheitsmaßnahmen, ist in einer ähnlichen Lage wie andere Cloud-Dienste, die Ihre Kanzlei schon nutzt, zum Beispiel E-Mail oder Dokumentenablage. In Deutschland bildet § 62a Abs. 1 bis 3 StBerG den Rahmen dafür. Das ist unsere Einordnung für die Praxis, keine Aussage einer Behörde oder Kammer.

Einwilligung für ein einzelnes Mandat. In Deutschland verlangt § 62a Abs. 5 StBerG eine Einwilligung des Mandanten, wenn ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. In Österreich nennt § 80 Abs. 4 Z 2 WTBG 2017 die ausdrückliche Entbindung durch den Auftraggeber.

Wann eine Freigabe sinnvoll ist. Eine eigene Freigabe des Mandanten kann auch sonst sinnvoll sein:

• für einen besonderen Zweck, zum Beispiel die Auswertung aller Unterlagen eines Mandanten für ein Gutachten
• für besondere Daten, zum Beispiel Gesundheitsdaten in einer Steuererklärung
• für ein Werkzeug, das Sie noch testen und für das die Verträge noch nicht vollständig sind

Die folgende Tabelle zeigt die Angaben, die eine schriftliche Freigabe für ein bestimmtes KI-System nennen sollte.

Bedingungen. Vor der Nutzung sollten vier Bedingungen erfüllt sein:

1. Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
2. Der Anbieter hält alle offengelegten Informationen vertraulich, nicht nur personenbezogene Daten. Das entspricht dem Umfang der Verschwiegenheit nach § 57 StBerG und § 80 WTBG 2017.
3. Die Beschäftigten des Anbieters sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO verlangt das für Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
4. Der Anbieter setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik um (Art. 32 DSGVO).

Eine Freigabe des Mandanten ersetzt diese Bedingungen nicht. In Deutschland gelten die Anforderungen von § 62a Abs. 2 und 3 StBerG auch bei einer Einwilligung, außer der Mandant verzichtet ausdrücklich darauf (§ 62a Abs. 6 StBerG).

Geschäftskonten. Nutzen Sie Geschäftstarife, für die der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet. Für private Tarife gilt meist der Verbrauchervertrag. Unser Beitrag zu ChatGPT im Unternehmen und der DSGVO vergleicht die Tarife eines Anbieters im Detail.

Ein Konto pro Person. Teilen Sie ein Konto nicht zwischen mehreren Personen. Jede Person soll nur die Mandate sehen, die sie für ihre Arbeit braucht. Bei einem geteilten Konto sieht jede Person den gesamten Verlauf, und Sie können nicht nachvollziehen, wer welche Eingabe gemacht hat.

Keine privaten Konten. Verbieten Sie private Konten für Mandatsarbeit. Halten Sie das in einer schriftlichen Regel fest. Unser Beitrag zur KI-Richtlinie für KMU zeigt, wie eine solche Regel aussieht.

Anmeldung. Schalten Sie Mehr-Faktor-Anmeldung oder Passkeys für alle Konten ein. Wenn Ihre Kanzlei eine zentrale Anmeldung nutzt, binden Sie das KI-Werkzeug daran an. So sperren Sie den Zugang beim Austritt einer Person an einer Stelle.

Prüfen Sie für jeden Tarif in der Dokumentation des Anbieters, ob Eingaben für das Training von Modellen verwendet werden. Pauschale Aussagen wie „kostenlose Werkzeuge trainieren immer mit Ihren Daten“ sind nicht zuverlässig. Die Angaben unterscheiden sich.

Die Tabelle fasst die Angaben von drei Anbietern zusammen, Stand 3. Oktober 2026.

Feedback. Alle drei Anbieter nennen eine Ausnahme: Wenn eine Person eine Antwort mit Daumen hoch oder runter bewertet, kann der Anbieter das Gespräch für das Training verwenden. Regeln Sie in der Kanzlei, dass bei Mandatsdaten kein Feedback gegeben wird.

Training ist nicht die einzige Frage. Auch ohne Training speichert der Anbieter Eingaben für eine bestimmte Zeit, und Beschäftigte des Anbieters können in definierten Fällen Zugriff haben. Lesen Sie deshalb auch die Angaben zu Speicherdauer und Zugriff.

Data Privacy Framework. Für Übermittlungen an US-Unternehmen, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, gilt der Angemessenheitsbeschluss der Kommission. Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795. Prüfen Sie die Zertifizierung in der offiziellen Teilnehmerliste.

Stand am 3. Oktober 2026. Microsoft Corporation ist in der Liste für das EU-U.S. Data Privacy Framework mit dem Status „Active – Re-certification under Review“ eingetragen (Eintrag Microsoft Corporation). In der Teilnehmerliste, die wir am 3. Oktober 2026 heruntergeladen haben, fanden wir keinen Eintrag für OpenAI und keinen für Anthropic. Der Status kann sich ändern. Prüfen Sie ihn vor Ihrer Entscheidung erneut.

Ohne Zertifizierung. Ist der Empfänger nicht zertifiziert, stützen sich viele Anbieter auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Klausel 14 dieser Klauseln verlangt, dass die Parteien die Rechtslage im Empfängerland bewerten und die Bewertung dokumentieren. Diese Bewertung heißt oft Transfer Impact Assessment. Standardvertragsklauseln, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Vertragspartner und Datenfluss. Ihr Vertragspartner kann eine Gesellschaft in der EU sein, auch wenn die Daten in den USA verarbeitet werden. Lesen Sie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung den Abschnitt zu Drittlandübermittlungen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. In Deutschland verlangt § 62a Abs. 4 StBerG zusätzlich, dass der Schutz der Geheimnisse im Ausland dem Schutz im Inland vergleichbar ist.

Microsoft beschreibt „Enterprise Data Protection“ für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat. Laut Microsoft heißen die Produkte inzwischen Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat. Microsoft Learn: Enterprise data protection, geprüft am 3. Oktober 2026.

Microsoft nennt dort folgende Punkte:

• Die Nutzung durch Organisationen fällt unter das Data Protection Addendum und die Product Terms. Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter.
• Eingaben und Antworten unterliegen denselben vertraglichen Zusagen wie E-Mails in Exchange und Dateien in SharePoint.
• Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht für das Training von Basismodellen verwendet.
• Websuchen über Bing fallen nicht unter dieses Addendum. Für diese Anfragen handelt Microsoft als eigener Verantwortlicher.
• Die EU-Datengrenze gilt nicht für Websuchen. Modelle von Anthropic sind laut Microsoft derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen.

Was die Zusage nicht leistet. Eine Zusage des Anbieters zur DSGVO deckt nicht automatisch das nationale Berufsrecht ab. Prüfen Sie für Deutschland, ob der Vertrag die Anforderungen von § 62a Abs. 3 StBerG erfüllt. Prüfen Sie für Österreich, ob die Vertraulichkeit dem Umfang von § 80 WTBG 2017 entspricht. Entscheiden Sie außerdem, ob die Websuche in Copilot für Mandatsarbeit eingeschaltet bleibt.

Zertifizierung. Eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 ist aus unserer Sicht ein starkes Signal. Sie zeigt, dass ein Informationssicherheits-Managementsystem von einer externen Stelle geprüft wurde. Prüfen Sie den Geltungsbereich des Zertifikats: Er muss den Dienst umfassen, den Sie nutzen.

Ohne Zertifikat. Viele kleine Anbieter haben kein solches Zertifikat. Fordern Sie dann die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen an. Fragen Sie nach Verschlüsselung, Zugriffsrechten, Speicherort, Speicherdauer, Löschung und Unterauftragsverarbeitern. Wenn der Anbieter diese Fragen nicht beantworten kann, nutzen Sie den Dienst nicht für Mandatsdaten.

Ausweichlösung. Wenn die Prüfung bei einem Anbieter offen bleibt, kann ein Anbieter mit Sitz und Verarbeitung in Europa eine Alternative sein. Prüfen Sie aber auch dort Vertrag, Training und Sicherheitsmaßnahmen. Der Sitz in Europa allein beantwortet diese Fragen nicht.

Wenn Sie Daten vor der Eingabe entfernen wollen, müssen die Daten wirklich aus der Datei verschwinden. Ein schwarzer Balken, der in einem PDF über den Text gelegt wird, verdeckt den Text nur. Der Text kann darunter weiter auslesbar sein, zum Beispiel durch Kopieren. Ein Marker auf einem Ausdruck, der danach gescannt wird, lässt Text oft erkennbar.

Gehen Sie so vor:

1. Nutzen Sie eine echte Schwärzungsfunktion, die den Text aus der Datei entfernt.
2. Entfernen Sie Metadaten, Kommentare und frühere Versionen.
3. Prüfen Sie das Ergebnis: Kopieren Sie den Text aus der geschwärzten Datei und suchen Sie nach Namen und Nummern.

Ihre Kanzlei ist für alles verantwortlich, was sie an Mandanten oder Behörden schickt, auch wenn ein KI-Werkzeug den Entwurf geschrieben hat. Prüfen Sie Zahlen, Fristen und Rechtsgrundlagen gegen die Originalquellen.

Ein Beispiel aus Kanada zeigt den Grundsatz. Im Fall Moffatt v. Air Canada, 2024 BCCRT 149, gab ein Chatbot auf der Website der Fluggesellschaft eine falsche Auskunft zu einem Sondertarif. Air Canada argumentierte, der Chatbot sei für seine eigenen Aussagen verantwortlich. Das Civil Resolution Tribunal von British Columbia wies das am 14. Februar 2024 zurück: Air Canada sei für alle Informationen auf ihrer Website verantwortlich, egal ob sie von einer statischen Seite oder einem Chatbot kommen. Entscheidung Moffatt v. Air Canada. Die Entscheidung ist nach kanadischem Recht ergangen und bindet keine Gerichte in Österreich oder Deutschland.

Rechtsgrundlage. Eine Aufzeichnung enthält personenbezogene Daten und braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. In der Praxis ist das meist eine Einwilligung aller Teilnehmer. Eine Einwilligung muss freiwillig sein und kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 DSGVO).

Strafrecht. In Deutschland macht sich nach § 201 StGB strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt (§ 201 StGB). In Österreich ist nach § 120 Abs. 2 StGB strafbar, wer ohne Einverständnis des Sprechenden die Tonaufnahme einer nicht öffentlichen Äußerung einem Dritten zugänglich macht, für den sie nicht bestimmt ist (§ 120 StGB im RIS).

Vorgehen. Holen Sie vor jeder Aufzeichnung die Einwilligung aller Teilnehmer ein und dokumentieren Sie sie. Sagen Sie, welches Werkzeug die Aufnahme verarbeitet, wie lange Sie Aufnahme und Transkript speichern und wann Sie sie löschen. Klären Sie Einzelfälle mit einer Rechtsberatung.

Die folgende Tabelle listet die Punkte, die Sie vor der ersten Eingabe von Mandantendaten prüfen sollten.

Dieser Beitrag beschreibt Gesetzestexte und Angaben von Anbietern, Stand 3. Oktober 2026. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt nicht die Prüfung durch Ihre Berufsvertretung oder eine Rechtsberatung.

Diese Beiträge vertiefen die Themen dieses Leitfadens:

• EU AI Act nach dem Omnibus: Fristen und Rollen für KMU
• KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Was KMU nach dem Omnibus tun müssen
• ChatGPT für Unternehmen: DSGVO, Lizenzen und Kosten
• KI-Richtlinie für KMU
• KI-Automatisierung für Steuerberater