Fallstudie · Steuerberatung, Wien
Statzinger Steuerberatung arbeitet komplett digital, die Arbeit kommt über den Posteingang. Dort übernimmt seit 2026 KI die wiederkehrende Arbeit: Sie sortiert eingehende Mandanten-E-Mails und schreibt Antwortentwürfe auf Knopfdruck, direkt in Outlook, BMD und dem CRM der Kanzlei. Entschieden und gesendet wird immer von der Kanzlei. Rundherum gleichen sich Stammdaten, Onboarding und Zugänge automatisch ab, ohne Abtippen.
Ausgangssituation
Die Kanzlei arbeitet mit Standardwerkzeugen, die für sich gut funktionieren: BMD für Buchhaltung und Mandantenstammdaten, ein CRM für Vertrieb und Onboarding, Microsoft 365 für Mail, Ablage und Teams, dazu eine Lernplattform und eine Community für die Klienten.
Zwischen diesen Systemen gab es Lücken: Firmen und Gesellschafter wurden von Hand zugeordnet, Mandatsordner entstanden über eine Zapier-Verbindung, Zugänge und Onboarding-Schritte hingen an einzelnen Handgriffen. Jede solche Übertragung kostet Zeit und ist eine Stelle, an der etwas verloren gehen kann.
Vorgehen
Bestandsaufnahme der Abläufe und Systeme. Jede Etappe hat einen festen Umfang; nach jeder Etappe wird offen nachjustiert.
Was automatisch laufen darf, welche Kategorien gelten und welche Texte verwendet werden, entscheidet Philipp Statzinger. Wir setzen um.
Jeder Ablauf braucht eine ausdrückliche Freigabe, bevor er aktiv wird. Wo Fehler teuer wären, wie beim Posteingang, läuft er zuerst nur beobachtend.
Ein Betriebsmodell beschreibt, wer Fehler durchsieht, wer Änderungen freigibt und wer bei Störungen reagiert.
Die KI im Posteingang
Die E-Mail-Triage sortiert eingehende Mails in die Arbeitskategorien der Kanzlei, etwa Beleg und Buchhaltung, Honorar, Finanzamt und Frist, Fachfrage oder Rückfrage an den Steuerberater. Sie lief zuerst im Beobachtungsbetrieb und wurde erst nach einer strengen Abnahme für die Arbeit freigegeben.
Grundlage waren schriftliche Abnahmekriterien. Eine Trefferquote allein sagt bei einer Steuerkanzlei wenig, weil Fehler sehr unterschiedlich teuer sind. Deshalb galt je Fehlerart eine eigene Schwelle:
| Fehler | Folge | Schwelle |
|---|---|---|
| Eine Frist wird übersehen | Haftung | null Toleranz |
| Eine Mail landet beim falschen Mandanten | Verstoß gegen die Verschwiegenheit | null Toleranz |
| Eine Fachfrage wird falsch eingeordnet | Verzögerung, Nacharbeit | höchstens 1 von 20 |
| Eine eindeutige Mail landet unter „unklar“ | Handarbeit | bis 1 von 5 unbedenklich |
Gemessen wurde an einem Prüfsatz von mindestens 150 echten Mails aus einer vollen Arbeitswoche, den Philipp Statzinger selbst beschriftet hat. Ein Teil blieb bis zur Abnahme ungesehen, damit wir nicht an denselben Beispielen justieren und messen.
Im Zweifel irrt das System in die billige Richtung: lieber „unklar“ als eine geratene Frist. Und es kann keine Mail selbst versenden. Antwortentwürfe entstehen nur auf Knopfdruck im Postfach, gesendet wird immer von der Kanzlei.
Rund um den Posteingang
Alle vier sind produktiv und verarbeiten echte Fälle der Kanzlei.
Produktiv
Stammdaten neuer Mandate gehen aus dem CRM nach BMD, bestätigte Felder kommen aus BMD zurück. BMD ist die Quelle dafür, wer zu welcher Firma gehört: Der Gesellschafterexport wird täglich mit dem CRM abgeglichen, fehlende Beziehungen werden ergänzt.
Produktiv
Ein neues Mandat erzeugt die Onboarding-Aufgaben im CRM. Angebundene Ereignisse, etwa ein unterschriebenes SEPA-Mandat, haken die passende Aufgabe ab. Die Onboarding-Phasen werden alle fünf Minuten abgeglichen.
Produktiv
Der Zugang zur Lernplattform entsteht mit dem Mandat und wird mit dessen Ende deaktiviert, beides an echten Fällen belegt. Sprache, Produkt und Status in der Community folgen ebenfalls dem Mandat. Manuelle Sperren haben immer Vorrang, und neue Klienten ohne geprüfte Zuordnung bleiben zurückgehalten.
Produktiv
Für jedes neue Mandat entsteht der interne Mandatsordner automatisch, statt wie früher über Zapier. Ein Sammelbericht in Microsoft Teams meldet alle On- und Offboardings.
Datenschutz und Betrieb
Die Sprachmodelle laufen über ein EU-Profil mit Rechenzentren in der EU. Dass der Anbieter Anfragen nicht speichert, ist technisch erzwungen.
Die Outlook-Anbindung hat ausdrücklich nicht das Recht, E-Mails zu versenden.
Die Automatisierungsplattform läuft auf einem gehärteten Server in Deutschland, mit Sicherung an einem zweiten Ort. Eine Wiederherstellung wurde isoliert erprobt.
Ein schriftliches Betriebsmodell beschreibt, wer Fehler durchsieht, wer Regeln freigibt und wer bei Störungen reagiert.
“Wir arbeiten als Kanzlei komplett digital, die Arbeit kommt also über den Posteingang. Das Audit hat gezeigt, welche zwei Automatisierungsideen wir streichen und welche wir zuerst umsetzen: die Vorsortierung der eingehenden Mandanten-E-Mails.”
In 30 Minuten schauen wir, welche Arbeit die KI bei Ihnen zuerst übernehmen kann, direkt in Ihrer bestehenden Software. Ist KI nicht das richtige Werkzeug, sagen wir es Ihnen.
Stand 3. Oktober 2026. Grundlage sind die Projektunterlagen mit dem Stand vom 2. Oktober 2026. Namen von Mandanten der Kanzlei, Preise, weitere Mitarbeitende und interne Vorfälle sind bewusst nicht genannt.