Fragen Sie fünf Agenturen, was ein KI-Automatisierungsprojekt kostet, und Sie bekommen fünfmal "kommt darauf an". Das ist teils ehrlich, denn der Umfang bestimmt den Preis tatsächlich, und teils bequem, denn ein Markt ohne veröffentlichte Preise nützt dem Verkäufer. Hier sind deshalb die tatsächlichen Zahlen: Umfragedaten, veröffentlichte Preislisten und konsistente Spannen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, Stand Juli 2026.
Was Anbieter pro Tag verrechnen
Die Basis ist gut dokumentiert. Der Freelancer-Kompass (über 3.200 Befragte im DACH-Raum) weist für IT-Freelancer im Schnitt rund 95 bis 104 Euro pro Stunde aus, Daten- und KI-Spezialisten liegen am oberen Ende. Das Malt-Tarifbarometer zeigt Datenexperten bei etwa 750 Euro Tagessatz und Strategieberater bei rund 1.000.
Agenturen liegen darüber. Veröffentlichte Vergleiche verorten spezialisierte KI-Agenturen bei 1.200 bis 2.500 Euro pro Tag, mittelgroße Beratungen bei 2.000 bis 3.500 und die großen Beratungsmarken bei 2.500 bis 5.000. Die Schweiz liegt in Franken rund ein Drittel höher.
Die nützliche Erkenntnis ist nicht der Tagessatz selbst. Sondern dass Tagessätze der falsche Einkaufsmodus für diese Arbeit sind. Ein nach Tagen abgerechnetes Projekt hat kein natürliches Ende. Was Sie wollen, ist ein Fixpreis für ein definiertes Ergebnis, und die Spannen unten zeigen, was solche Ergebnisse kosten.
Was Projekte kosten, nach Typ
Ein einzelner automatisierter Workflow (ein Prozess, ein bis zwei angebundene Systeme, zum Beispiel Anfragen ins CRM mit vorformulierter Antwort): Veröffentlichte Spannen liegen bei 1.500 bis 5.000 Euro. Das ist der ehrliche Einstieg, nicht die dreistellige "KI-Transformation" mancher Werbung.
Eine mehrstufige Automatisierung über zwei oder drei Systeme, mit Freigabeschritt und Fehlerbehandlung: 4.000 bis 12.000 Euro in den meisten veröffentlichten Preislisten, bis 25.000, wenn Schnittstellen schwierig werden.
Ein Wissensassistent auf den eigenen Dokumenten (das, was die meisten KMU eigentlich wollen): Hier gibt es gestaffelte Fixpreise. Eine veröffentlichte Liste verrechnet 5.600 bis 11.200 Euro bis 500 Dokumente und 11.200 bis 22.400 Euro bis 5.000 Dokumente. Breitere Marktspannen für eine solide Mittelstandslösung liegen bei 15.000 bis 40.000 Euro. Enterprise-Varianten mit Piloten und Rollout-Programmen erreichen sechsstellige Beträge, die ein KMU nicht braucht.
Dokumenten- und Rechnungsauslese: Dafür existiert kein verlässlicher eigener Marktpreis, weil die meisten Anbieter nur auf Anfrage kalkulieren. Als Automatisierung mittlerer Komplexität gepreist landet sie in der Spanne von 4.000 bis 12.000 Euro. Die Wirtschaftlichkeit lässt sich an den eigenen Zahlen leicht prüfen: Manuelle Verarbeitung kostet mehrere Euro Arbeitszeit pro Beleg, automatisierte Verarbeitung Cents.
Ein Telefon- oder Sprachassistent: Die Software selbst ist günstig geworden, plattformübergreifend etwa 10 bis 30 Cent pro Minute. Ein kleiner Betrieb mit 300 Minuten im Monat zahlt unter 50 Euro Nutzung. Die Projektkosten stecken in der Anbindung an Kalender, CRM und Eskalationsregeln, und das preist sich wie eine mittlere Automatisierung.
Was der erste Schritt kostet
Auch die Analyse hat echte Marktpreise: Prozess-Audits und KI-Potenzialanalysen werden in Deutschland und Österreich mit 1.500 bis 7.000 Euro ausgewiesen, in der Schweiz mit 2.500 bis 15.000 Franken. Das deutsche BAFA-Programm fördert qualifizierte Beratung mit 50 bis 80 Prozent, weshalb mehrere Anbieter exakt an der Förderobergrenze von 3.500 Euro preisen.
Zwei Dinge zählen mehr als der Audit-Preis. Erstens, ob am Ende eine Entscheidung steht, mit der Sie arbeiten können, also eine Shortlist mit erwartetem Aufwand und Amortisation je Use Case, kein Foliensatz über KI-Trends. Zweitens, ob die Gebühr bei Beauftragung der Umsetzung angerechnet wird. Wenn nicht, zahlen Sie zweimal für dieselbe Denkarbeit.
Die Kosten, die fast niemand budgetiert
Hier werden die meisten veröffentlichten Vergleiche still, und hier laufen Projekte aus dem Budget:
- Modellnutzung. Ein typischer KMU-Assistent mit 1.000 bis 5.000 Anfragen im Monat kostet rund 50 bis 200 Euro monatlich an KI-Modellgebühren. Ein dokumentenlastiger Wissensassistent inklusive Hosting erreicht 250 bis 1.400 Euro pro Monat gesamt.
- Wartung. Veröffentlichte Faustregeln setzen die Pflege bei 10 bis 25 Prozent der Erstellungskosten pro Jahr an. Systeme driften: Ihre Produkte ändern sich, Ihre Dokumente ändern sich, die Modelle ändern sich.
- Datenaufbereitung. Bei Wissensassistenten frisst das Bereinigen und Strukturieren der Dokumente regelmäßig 30 bis 50 Prozent des Gesamtbudgets. Wenn ein Angebot für einen Dokumentenassistenten dafür keine Position enthält, ist das Angebot unvollständig.
- Kanalgebühren. Klein, aber real: WhatsApp-Business-Konversationen, Telefonminuten, Abos für Integrationsplattformen von 10 bis 50 Euro im Monat.
Ein faires Denkmodell: Was immer der Aufbau kostet, planen Sie 15 bis 20 Prozent davon pro Jahr ein, damit das System gut bleibt.
Die vier Faktoren, die Ihren Preis wirklich bestimmen
- Anzahl der berührten Systeme. Jede zusätzliche Anbindung (ERP, CRM, Postfach, Kalender) bedeutet Schnittstellenarbeit. Ein System ist günstig. Vier sind es nicht.
- Datenqualität. Saubere, strukturierte Dokumente machen einen Wissensassistenten zum kleinen Projekt. Ein Netzlaufwerk voller gescannter PDFs von 2011 macht ihn zum großen.
- Fehlerfolgen. Ein System, das Antworten zur Freigabe durch einen Menschen vorbereitet, ist deutlich günstiger verantwortungsvoll zu bauen als eines, das selbstständig handelt. Für die meisten KMU ist Entwurf plus Freigabe ohnehin das richtige Design.
- Hosting-Vorgaben. EU-Cloud ist der Standard und kostet kaum Aufpreis. Strikte On-Premise-Anforderungen kosten real und lohnen sich nur, wenn Ihre Daten es wirklich verlangen.
Wie Sie weniger zahlen
Kaufen Sie festen Umfang statt Tagessätze, dann sind Überziehungen das Problem des Anbieters und nicht Ihres. Starten Sie mit einem Prozess statt einer Plattform: Der einzelne Workflow für 1.500 bis 5.000 Euro lehrt Sie mehr über die Reife Ihrer Organisation als jedes Strategieprojekt. Und prüfen Sie Förderungen, bevor Sie unterschreiben: Mehrere Programme in Österreich und Deutschland übernehmen 30 bis 60 Prozent genau solcher Projekte, und wir führen eine geprüfte Liste, was tatsächlich noch offen ist, in unserer Förderübersicht.
Der Transparenz halber, weil dieser Artikel für veröffentlichte Preise argumentiert: Unser eigenes Audit beginnt bei 2.500 Euro und wird bei der Umsetzung voll angerechnet, Umsetzungen sind Fixpreise und stehen namentlich im Angebot, die laufende Betreuung ist monatlich und jederzeit kündbar. Diese Zahlen liegen bewusst am unteren, fixpreisigen Ende der obigen Spannen, und jetzt wissen Sie genau, wo sie im Markt stehen.