Jedes KMU, das automatisieren will, steht vor denselben drei Türen: jemanden einstellen, der es kann, Software abonnieren, die es verspricht, oder eine Agentur holen. Die Verkäufer jeder Tür erklären Ihnen, die anderen beiden seien Fehler. Hier ist die Version ohne Verkaufsagenda, inklusive der Fälle, in denen unsere eigene Tür die falsche ist.
Tür eins: eigene Automatisierungs-Person einstellen
Zuerst die Marktrealität. IT- und Daten-Freelancer im deutschsprachigen Raum verrechnen im Median rund 95 bis 104 Euro pro Stunde (Freelancer-Kompass), was einen kompetenten Freelancer bei 700 bis 1.200 Euro pro Tag verortet. Eine Festanstellung mit KI- und Integrationskompetenz landet mit Arbeitgeberkosten in den meisten DACH-Märkten deutlich im sechsstelligen Jahresbereich, vorausgesetzt, Sie finden jemanden: Genau diese Profile jagt gerade jedes Unternehmen.
Was die Einstellung Ihnen kauft, was sonst nichts kann: Das Wissen bleibt im Haus, wächst über Jahre und ist am Morgen da, an dem etwas bricht. Wenn Automatisierung zum Kern Ihrer Wettbewerbsfähigkeit wird, ist das irgendwann die richtige Antwort.
Was sie stillschweigend annimmt: dass Sie genug kontinuierliche Automatisierungsarbeit für eine Stelle haben, dass jemand in Ihrem Unternehmen eine Rolle führen und beurteilen kann, die dort noch niemand hatte, und dass Ihr Betrieb den Tag übersteht, an dem diese eine Person kündigt. Für ein 15-Personen-Unternehmen mit drei Prozessen sind meist alle drei Annahmen falsch.
Tür zwei: ein SaaS-Tool abonnieren
Die Software selbst ist wirklich günstig geworden. Intake-Assistenten für Kanzleien starten bei etwa 59 bis 99 Euro pro Nutzer und Monat, KI-Chatbot-Plattformen bei 50 bis 500 Euro monatlich, Sprachassistenten bei Cents pro Minute. Für ein einzelnes, sauber umrissenes Problem, für das ein Produkt gebaut wurde, ist das unschlagbar, und wir verweisen Erstgespräch-Interessenten regelmäßig genau auf solche Produkte.
Was es stillschweigend annimmt: dass Ihr Problem dem entspricht, was das Produkt ab Werk kann, dass jemand in Ihrem Team es konfiguriert, an Ihre Systeme anbindet, nachjustiert und verantwortet, wenn es sich danebenbenimmt, und dass Ihr Prozess sich dem Tool anpasst statt umgekehrt. Das Abo ist billig; die interne Zeit ist der echte Preis, und sie ist die Position, die niemand budgetiert. Die meiste SaaS-Automatisierung, die scheitert, scheitert nicht laut. Sie wird ab März einfach still nicht mehr benutzt.
Tür drei: eine Agentur
Eine Agentur verkauft Ihnen das Ergebnis statt der Zutaten: Jemand anderes plant den Prozess, baut die Integration, schult Ihr Team und trägt das Risiko der Schätzung, idealerweise zum Fixpreis. Sie zahlen mehr als ein Abo und weniger als ein Gehalt, projektweise.
Was sie stillschweigend annimmt: dass die Agentur ehrlich plant, statt Ihnen eine Plattform zu verkaufen, dass das Gebaute dokumentiert und von anderen wartbar ist (fragen Sie, was passiert, wenn Sie gehen), und dass sie nach dem Go-live erreichbar bleibt. Diese Annahmen scheitern oft genug, dass sie die richtigen Due-Diligence-Fragen an jede Agentur sind, auch an uns.
Die ehrlichen Entscheidungsregeln
- Ein umrissenes Problem, für das es ein passendes Produkt gibt: Nehmen Sie das SaaS-Tool. Ein Einzelanwalt, der Telefon-Intake braucht, sollte ein Telefon-Intake-Produkt abonnieren, keinen Custom-Build beauftragen.
- Automatisierung wird Ihr Wettbewerbskern und es gibt Jahre kontinuierlicher Arbeit: Bauen Sie auf eine Einstellung hin. Eine Agentur kann überbrücken und Standards setzen, bis Sie die Person gefunden haben.
- Eine Handvoll Prozesse, Systeme, die verbunden werden müssen, niemand intern, der den Aufbau verantwortet: Das ist der Agentur-Fall. Es ist fairerweise auch unser Fall, gewichten Sie diesen Absatz also entsprechend und prüfen Sie ihn gegen die zwei Annahmen oben.
- Gemischte Realität, also die meisten Unternehmen: ein Tool, wo ein Tool passt, eine Agentur, wo Integration das Problem ist, und eine Einstellung, wenn das Automatisierungs-Portfolio groß genug geworden ist. Die Türen schließen einander nicht aus.
Was jeder Weg im Detail kostet, mit Quellen, steht in unserer Preisübersicht. Und wenn Sie die Entscheidung an Ihrer konkreten Situation prüfen wollen: Rund ein Drittel unserer Erstgespräche endet mit dem Rat, eine der anderen beiden Türen zu nehmen. Diese Zahl ist das Nützlichste, was wir Ihnen über unsere Gesprächsführung sagen können.